E-paragony bardziej dostępne. Wkrótce zyskają na popularności?
Przepisy, które weszły w życie pod koniec września, umożliwiają generowanie i przekazywanie nabywcom e-paragonów również z wykorzystaniem tzw. kas on-line. Tempo wzrostu popularności „wirtualnych paragonów” będzie zależało m.in. od tego, jak szybko producenci kas przygotują aktualizacje oprogramowania, które umożliwią stosowanie tego rozwiązania.
Aktualnie podatnicy mogą wykorzystywać do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych trzy rodzaje kas rejestrujących. Pierwszy z nich stanowią tzw. kasy starego typu – urządzenia rejestrujące z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które wciąż są dozwolone, choć nie dla wszystkich sprzedających. Drugi rodzaj to tzw. kasy on-line, które umożliwiają łączność z Centralnym Repozytorium Kas i są obligatoryjne dla niektórych grup przedsiębiorców (np. świadczących usługi naprawy pojazdów). Trzeci zaś to tzw. kasy wirtualne, mające postać oprogramowania, które mogą być używane przez podatników w odniesieniu do określonych czynności (np. usług hotelarskich, gastronomicznych czy przewozu osób samochodem osobowym).
E-paragon również w kasach online
Mimo że przepisy ustawy o VAT w art. 111 ust. 3a już od 31 marca 2020 r. wskazują, że podatnik, oprócz tradycyjnego paragonu w postaci papierowej, może wydać nabywcy (za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony) paragon w postaci elektronicznej, w praktyce stosowanie e-paragonów było ograniczone wyłącznie do kas wirtualnych.
Dopiero od niedawna funkcjonalność w postaci e-paragonów została przewidziana także dla kas on-line. To efekt wejścia w życie 29 września 2021 r. rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Zgodnie z § 36 ust. 3 tego rozporządzenia kasa umożliwia przesłanie do nabywcy paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej z wykorzystaniem interfejsu komunikacyjnego za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. E-paragony nadal nie będą mogły być natomiast wydawane z wykorzystaniem kas starego typu.
Najgorsze, co może się przydarzyć po wysłaniu e-paragonu, to komunikat zwrotny, że adresat nie istnieje albo otrzymanie odpowiedzi od osoby, która otrzymała e-paragon, mimo że nie robiła zakupów u danego sprzedawcy. Chodzi przecież też o to, aby niepotrzebnie nie narażać się na sankcje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego za niewydanie paragonu i posiadać dowód, że nabywca wyrodził zgodę na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej.
Jak wynika z przepisów dotyczących kas on-line, e-paragon nadal jest rozwiązaniem opcjonalnym – zarówno dla sprzedawców, jak i dla ich klientów. Przepisy nie określają także sposobu, w jaki e-paragon może zostać przekazany nabywcy. To, co jest jednak konieczne, to zgoda klienta i uzgodniony z nim sposób przekazania e-paragonu.
Karta lojalnościowa najlepszym rozwiązaniem?
Podatnicy mają więc sporą dowolność i mogą stosować doręczenie e-paragonu przykładowo poprzez: SMS, e-mail, aplikację płatniczą na telefon, system lojalnościowy czy aplikację zakupową. Należy jednak zastanowić się, w jaki sposób wdrożyć proces stosowania e-paragonów – tak, aby klienci mogli sprawnie i bez oporów związanych z ujawnianiem danych kontaktowych (takich jak numer telefonu czy adres e-mail) przekazać zgodę na otrzymanie e-paragonu i wskazać preferowany środek komunikacji np. w kolejce przy kasie wśród obcych osób. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się wykorzystanie karty lojalnościowej, która i tak przecież jest skanowana przez kasjera. Pozostałe możliwości to: wdrożenie aplikacji zakupowej albo aplikacji płatniczej na telefonie, a także zwiększenie liczby samoobsługowych kas rejestrujących z opcją podania przez klienta numeru telefonu lub adresu e-mail, na który zostanie wysłany e-paragon.
Wszystkie spośród opisanych rozwiązań zakładają automatyzm i minimalizują udział człowieka (tu: kasjera) w procesie generowania i przekazania paragonu. Może się jednak okazać, że dany sprzedawca nie będzie mógł poprzestać na jednym preferowanym przez siebie „kanale dystrybucji” e-paragonów.
Wdrażając to rozwiązanie, należy także rozważyć, jak wyeliminować podawanie przez klientów błędnych numerów telefonów lub adresów e-mail. Konieczne wydaje się więc wprowadzenie procedury weryfikującej prawidłowość podanych danych, np. poprzez SMS lub e-mail weryfikacyjny. Najgorsze bowiem, co może się przydarzyć po wysłaniu e-paragonu, to komunikat zwrotny, że adresat nie istnieje albo otrzymanie odpowiedzi od osoby, która otrzymała e-paragon, mimo że nie robiła zakupów u danego sprzedawcy. Chodzi przecież też o to, aby niepotrzebnie nie narażać się na sankcje wynikające z Kodeksu karnego skarbowego za niewydanie paragonu i posiadać dowód, że nabywca wyrodził zgodę na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej.
Potrzeba czasu
Na efekty nowego rozporządzenia trzeba jednak będzie poczekać, a samo wejście w życie nowych przepisów nie wystarczy. Oprogramowanie kas online działających w placówkach handlowych będzie oczywiście wymagało aktualizacji. Jak podaje Ministerstwo Finansów na koniec września 2021 r. na rynku były używane 674 tys. kas on-line. Dostosowanie ich do funkcjonalności przekazywania nabywcom e-paragonów nie nastąpi więc z dnia na dzień. Również dopiero za jakiś czas pojawią się na rynku kasy on-line z „fabryczną” funkcjonalnością e-paragonu potwierdzoną przez Prezesa Głównego Urzędu Miar.
Autor: Joanna Pęczek-Czerwińska, doradca podatkowy