Korzystanie z KSeF przez firmy leasingowe – ważne wskazówki

Ministerstwo Finansów opublikowało zbiór pytań i odpowiedzi dotyczących korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Odnoszą się one m.in. do terminów wysyłki dokumentów przez KSeF, procedur dotyczących wystawiania korekt – w zależności od ich przyczyny, podpisywania dokumentów w Systemie czy możliwości uwzględnienia na fakturach dodatkowych odbiorców, np. faktorów. Niektórymi z poruszanych tematów z pewnością powinny zainteresować się firmy leasingowe.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zaczął funkcjonować od początku 2022 r., ale jak na razie podatnicy mogą z niego korzystać dobrowolnie. To kiedy otrzymywanie i wysyłanie faktur poprzez KSeF stanie się obowiązkowe, nie jest jeszcze pewne, natomiast według informacji aktualnie przedstawianych przez Ministerstwo Finansów będzie to drugi kwartał 2023 r. Do tego czasu podatnicy powinni jednak uzyskać względny komfort w zakresie znajomości obsługi Systemu i przewidywanych przez niego procedur, ponieważ już teraz wiadomo, że podejście do generowania niektórych dokumentów i ich późniejszego dostarczania do odbiorców poprzez Krajowy System e-Faktur będzie różnić się od dotychczasowej wykładni organów podatkowych.

Aby rozwiązywać wątpliwości podmiotów, które będą korzystały z Systemu (lub robią to już dziś), Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie zbiór kilkudziesięciu pytań i odpowiedzi dotyczących KSeF. Część z nich z pewnością powinna zainteresować również działy podatkowo-prawne firm z branży leasingowej.

Data wystawienia i wysłania faktury

Jedno z opublikowanych pytań dotyczyło tego, czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu jego wystawienia (jeśli data wystawienia dokumentu w pliku ma być tożsama z datą bieżącą) i czy nie ma możliwości wysłania jej np. następnego dnia. Początkowo było słychać sygnały, że w przypadku korzystania z KSeF faktura będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez System dokumentowi numeru identyfikacyjnego, a nawet sekundowe opóźnienie (i próba wysyłki o 00:01 dnia następnego) będzie skutkowało odrzuceniem przez System faktury lub całej paczki faktur.

Jednak na stronie resortu finansów pojawiła się informacja, że taki dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur, co sugeruje, że chodzi o – najpóźniej – 15. dzień kolejnego miesiąca. Wydaje się zatem, że sugestie dotyczące tego, że jeśli sprzedawana usługa kreuje obowiązek podatkowy w momencie wystawienia faktury, to podatnik jest związany tą datą i wtedy powinien wygenerować fakturę i przesłać ją przez KSeF, są już nieaktualne. Ministerstwo Finansów wyjaśnia bowiem na swojej stronie, że wskazanie w polu P_1 faktury konkretnej daty nie obliguje do wysłania w tym dniu dokumentu do KSeF. Podkreślenia wymaga jednak, że w przypadku przesłania do KSeF faktury w terminie późniejszym niż data jej wygenerowania przez podatnika, oznacza, że na gruncie przepisów ustawy o VAT faktura taka będzie wystawiona w dacie jej wysyłki do KSeF (art. 106na ustawy o VAT).

Korekty spowodowane błędnym NIP nabywcy

Ministerstwo Finansów odniosło się również do tego, jak – poprzez KSeF – dokonać korekty w przypadku błędnego NIP-u nabywcy na fakturze bądź szerzej, błędnych danych nabywcy – w kontekście tego, że opis w Systemie dla pola Podmiot2K przewiduje, że korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę. Jak czytamy na stronie resortu finansów, w przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać nową, odrębną fakturę – już z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Co ciekawe, choć konieczność stosowania takiego podejścia – jak pisze Ministerstwo – wynika z uwarunkowań systemowych KSeF, to jednocześnie takie działanie będzie niezgodne z dotychczasowym podejściem organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. W wydawanych interpretacjach organy podkreślają, że w sytuacji, gdy błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi ujęte na fakturze, to usunięcie tego typu błędu powinno nastąpić poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej i wskazanie w niej błędnych danych nabywcy oraz prawidłowej treści korygowanych pozycji, czyli prawidłowych danych kupującego. Działanie polegające na tym, że wystawiona pierwotnie faktura (z błędnymi danymi) dokumentująca zdarzenie gospodarcze zostaje całkowicie wycofana z obrotu i skorygowana do zera, a w jej miejsce zostaje wystawiona nowa faktura z nowymi danymi nabywcy, było dotychczas, zdaniem fiskusa, nieprawidłowe.

Korekta niewpływająca na wartość podstawy opodatkowania

Zgodne z przepisami jest natomiast rekomendowane przez Ministerstwo działanie w przypadku potrzeby skorygowania innych informacji, niewpływających na wartość korekty, np. daty sprzedaży czy oznaczeń FP, MPP, TP, GTU itp. Resort finansów wyjaśnia, że w takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą i wskazać na niej prawidłową treść korygowanych pozycji. W praktyce trzeba więc wygenerować dokument niemal identyczny z pierwotnym – tyle, że już z wszystkimi prawidłowymi danymi, które nie wpływają na wartość podstawy opodatkowania, jak data sprzedaży czy stosowne oznaczenia.

Kto może podpisać?

Inna kwestia, która może budzić wątpliwości po stronie firm leasingowych, dotyczy tego, czy wysyłając faktury lub paczki faktur do Systemu, wymagane jest posiadanie podpisu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że wysyłki w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (w jej ramach przesyłane są paczki faktur) może dokonać podatnik lub osoba uprawniona – po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji użytkownika. W przypadku firm leasingowych oznacza to, że należy zadbać, by pracownicy, którzy faktycznie odpowiadać będą za wysyłkę faktur do KSeF, mieli stosowne uprawnienia oraz byli wyposażeni w narzędzia uwierzytelniające, np. kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany.

Dodatkowy odbiorca faktury

Bardzo istotne pytanie dotyczyło również kwestii, czy na fakturze wystawianej przez KseF może być wskazana większa liczba odbiorców, np. również faktor, który w praktyce może być zobowiązany do uregulowania należności za taką fakturę. Ministerstwo uspokaja, że struktura e-Faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów, w tym m.in. faktorów oraz, że wszystkie podmioty wskazane na fakturze jako odbiorcy będą miały do niej dostęp w ramach KSeF. Funkcjonalność Systemu nie przewiduje jednak, że nabywcy zostaną powiadomieni prze KSeF o oczekującym na nich dokumencie. Aby uzyskać do niego dostęp, podatnik będzie musiał samodzielnie zalogować się do Systemu, sprawdzić dostępne dla niego faktury i ewentualnie je pobrać, ewentualnie zapewnić rozwiązania informatyczne do automatycznego „zaciągania” faktur z KSeF.

Wątpliwości dotyczących korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zapewne będzie pojawiać się coraz więcej, gdy będzie przybywało podatników, którzy zdecydują się uzyskać do niego dostęp. Na dużą część z nich odpowiada nie tylko wskazany zbiór pytań i odpowiedzi, ale też opublikowana i dostępna na stronie ministerstwa broszura informacyjna opisująca szczegółowo zasady wypełniania poszczególnych pól faktury ustrukturyzowanej.

Autor: Marta Szafarowska, doradca podatkowy