Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami

Aspekty praktyczne przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur

Analizując projekt nowelizacji, należy jednak zwrócić uwagę nie tylko na korzyści płynące ze stosowania faktur ustrukturyzowanych, ale też na techniczno-praktyczne aspekty stosowania Systemu, które mogą mieć dużo bardziej doniosłe konsekwencje dla podatników. Projekt nie przewiduje chociażby procedury awaryjnej na wypadek niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z aktualnym projektem, niedostępność Systemu będzie równoznaczna z brakiem możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych (tzn. nie planuje się wprowadzenia rozwiązań na wzór tych, które wynikają z przepisów o podatku akcyzowym, dopuszczających w takich sytuacjach możliwość stosowania tzw. dokumentów zastępujących). Oczywiście w przypadku braku  możliwości skorzystania z KSeF, podatnik będzie mógł wystawiać faktury tradycyjnie, aby np. dochować obowiązku terminowego wystawienia dokumentu sprzedaży. Konsekwencją tego będzie jednak konieczność przekazania klientom w drodze wyjątku faktur poza KSeF-em, przechowywania tych faktur poza Systemem, jak również brak możliwości skorzystania z udogodnień w ujmowaniu faktur korygujących in minus oraz wyłączenie możliwości uzyskania zwrotu VAT w terminie 40 dni.

Kolejnym ważnym aspektem od strony praktycznej jest to, że prawdopodobnie nie wszyscy kontrahenci wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych z Systemu. A jeśli tak się stanie, powinni oni być w odpowiedni (systemowy) sposób identyfikowani.

Konsekwencji korzystania z Systemu nie można także rozpatrywać bez uwzględnienia struktury logicznej e-Faktury. Tymczasem przedstawiona przez Ministerstwo Finansów robocza dokumentacja struktury liczy aż 344 strony (https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur). Jest to oczywiście dokumentacja stricte techniczna, wymuszająca odpowiednie, ustrukturyzowane wystawianie faktur w systemie księgowym przez podatnika – tak, aby były one kompatybilne z Systemem i mogły zostać w nim umieszczone. Przykładowo, wymienione są tu rodzaje faktur: VAT, czyli faktura podstawowa, KOR-faktura korygująca, ZAL-faktura zaliczkowa, ROZ-faktura rozliczeniowa. Teoretycznie wystarczy więc zinwentaryzować stosowane typy faktur i alokować je do oznaczeń wedle struktury logicznej. Zgodnie ze strukturą, każda korekta powinna zostać zaś oznaczona jako „1” (korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej), „2” (korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej) lub „3” (korekta skutkująca w dacie innej, w tym gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne). To prosta czynność techniczna, ale ma ona swoje konsekwencje praktyczne. Wystawienie faktury korygującej oznaczonej jako „1” (tj. wynikającej z przyczyny istniejącej już w dacie wystawienia faktury pierwotnej) i udostępnienie jej w Systemie, powinno pociągnąć za sobą automatycznie (maksymalnie w ciągu 14 dni – stosownie do art. 109 ust. 3e ustawy o VAT) wysłanie korekty JPK_VAT z deklaracją za okres, w którym została ujęta faktura pierwotna.

W opisywanej strukturze występuje także wiele obszarów pokrywających się z JPK_VAT z deklaracją. Pojawia się tu m.in. znacznik TP. Struktura nie omija także oznaczeń GTU. W praktyce konieczne będzie więc zweryfikowanie obszarów wspólnych i ewentualne dostosowanie założeń systemowych.

Na koniec warto przypomnieć, że projektowane przepisy zakładają, iż wystawianie faktur ustrukturyzowanych ma mieć charakter fakultatywny. Jak wynika z uzasadnienia do projektu, przewiduje się wynoszący 10% wzrost zainteresowania usługą każdego roku – aż do poziomu 70% w 2028 r. Jednocześnie nie milkną głosy, że korzystanie z Systemu ma być obowiązkowe – i to już od 2023 r. Każdy podatnik – zarówno ten, który chciałby korzystać z Systemu fakultatywnie, jak i ten, który w bliższej lub dalszej przyszłości będzie do tego zobowiązany, powinien po uchwaleniu ustawy przeprowadzić swoisty rachunek sumienia i zastanowić się nie tylko nad korzyściami płynącymi z korzystania z Systemu (bo te niewątpliwie istnieją, jak chociażby ww. ułatwienia w ujmowaniu faktur korygujących zmniejszających), ale przede wszystkim, ile przeciętnie trwały u niego wcześniejsze projekty na styku podatków, księgowości i systemów IT. Warto przypomnieć sobie, ile czasu zajęło wdrożenie JPK_VAT z deklaracją, nowej matrycy stawek albo nowych zasad ujmowania faktur korygujących w ramach pakietu SLIM VAT – poczynając od zebrania zespołu projektowego (z uwzględnieniem obciążenia pracowników innymi obowiązkami), poprzez analizę wpływu nowych przepisów na działalność podatnika, inwentaryzację typów transakcji i dokumentów, zdarzeń mających wpływ na rozliczenia podatkowe, podział zadań, fazę testową, wprowadzanie poprawek i wyjątków aż do finalnego wdrożenia niezbędnych rozwiązań. Moim zdaniem, można przyjąć, że u dużych podatników przeprowadzenie tak złożonego projektu od „A” do „Z” w pół roku będzie dobrym wynikiem.