KSeF w fazie obligatoryjnej – czego można się spodziewać w 2023 r.?
Jako termin wejścia w życie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur Ministerstwo Finansów wskazuje aktualnie na 2. kwartał 2023 r. Z projektu derogacji przygotowanego przez Komisję Europejską można dowiedzieć się m.in. że zagraniczne firmy (zarejestrowane w Polsce dla celów VAT, ale nie posiadające tu siedziby) nie będą zobowiązane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek ten będzie dotyczyć za to polskich przedsiębiorców, w tym tych, których wartość sprzedaży nie przekracza 200 tys. zł i korzystają oni ze zwolnienia podmiotowego w VAT.
Na chwilę obecną brak przepisów regulujących System w wersji obowiązkowej. Będzie on jednak z całą pewnością oparty o rozwiązania technologiczne stosowane obecnie dla potrzeb dobrowolnego KSeF. Należy się natomiast spodziewać, że w fazie obligatoryjnej system będzie różnił się prawnie od obecnej fakultatywnej wersji. Obszary różnic można wytypować wstępnie na podstawie projektu decyzji derogacyjnej, którą ma formalnie wydać Rada Unii Europejskiej. Jej projekt został przygotowany przez Komisję Europejską, ale – co istotne – w oparciu o polski wniosek derogacyjny. W dodatku – jak pod koniec marca 2022 r. informowało Ministerstwo Finansów – jego założeniem „jest jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału KSeF w fakturowaniu w zakresie udzielonej Polsce zgody przez instytucje UE”. Z informacji płynących z Ministerstwa Finansów wynika także, że obecnie trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF oraz że należy spodziewać się konsultacji społecznych w zakresie uzgodnień rozwiązań biznesowych i prawnych docelowego obowiązkowego systemu.
Kierunek i zapowiedź zmian
Z projektu decyzji derogacyjnej wynika, że Polska będzie mogła wprowadzić przepisy, w ramach których:
- podatnicy mający siedzibę w Polsce będą wystawiać faktury w formie elektronicznej
- stosowanie faktur elektronicznych wystawianych w Polsce nie będzie uzależnione od akceptacji faktury przez odbiorcę.
Jest to niewątpliwie dobra informacja dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy nie mają siedziby w Polsce. Zagraniczne firmy (zarejestrowane dla celów VAT w Polsce) nie będą bowiem zobowiązane do przystąpienia do KSeF i wystawiania w nim polskich faktur sprzedaży. Takie firmy zagraniczne nie będą mogły natomiast wyrazić sprzeciwu wobec wystawiania na ich rzecz faktur w Systemie przez podatników z siedzibą w Polsce.
Z kolei od strony polskich podatników, którzy współpracują z zagranicznymi firmami zarejestrowanymi w Polsce jako czynni podatnicy VAT, nabywając od nich określone towary i usługi, wyłączenie zagranicznych firm z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie powodowało rozproszenie krajowych faktur zakupowych i konieczność ich ujęcia w systemie finansowo-księgowym w inny sposób aniżeli za pośrednictwem KSeF.
Można się spodziewać, że na polskich podatników zostanie nałożony obowiązek raportowania do KSeF transakcji, które nie muszą być udokumentowane fakturami wystawionymi zgodnie z polskimi przepisami – np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług. Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF miałby też objąć drobnych przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia dla obrotów z tytułu sprzedaży nieprzekraczających 200 tys. zł rocznie. Skala nadużyć związanych z VAT jest tu największa.
Z preambuły do decyzji derogacyjnej można wywnioskować również, że Ministerstwo Finansów pracuje nad nowym rozwiązaniem technologicznym umożliwiającym wstępne przygotowanie deklaracji VAT i informacji podsumowującej właśnie na podstawie zasobów (archiwum faktur) znajdujących się w KSeF. W preambule przypominano także, że obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie może naruszać prawa klienta do otrzymania faktur w formie papierowej w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych. Z perspektywy polskich sprzedawców oznacza to, że co najmniej w relacji z klientami unijnymi będą musieli wdrożyć rozwiązanie umożliwiające przekazanie poza Systemem wystawionej w nim faktury ustrukturyzowanej.
Cennych wskazówek może dostarczyć również lektura uzasadnienia, które towarzyszy projektowi decyzji derogacyjnej. Mianowicie, można się spodziewać, że na polskich podatników zostanie nałożony obowiązek raportowania do KSeF transakcji, które nie muszą być udokumentowane fakturami wystawionymi zgodnie z polskimi przepisami. Jako przykład wskazano tu wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług.
Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF miałby objąć drobnych przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego w ramach obrotów z tytułu sprzedaży nieprzekraczających 200 tys. zł rocznie (na podstawie art. 113 ustawy o VAT). Z uzasadnienia wynika, że to właśnie w sektorze drobnych przedsiębiorców korzystających z podmiotowego zwolnienia z VAT dochodzi obecnie do największej skali nadużyć prowadzących do zaniżania zobowiązań w podatku VAT. Objęcie ich obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF ma być panaceum na ten problem.
Pojawiła się także zapowiedź wprowadzenia procedury awaryjnej w przypadku awarii systemu KSeF. Miałaby to być procedura nadzwyczajna umożliwiająca podatnikom wystawianie faktur we własnym oprogramowaniu księgowym. Jest to zapowiedź zmian idących niewątpliwie w dobrym kierunku i wychodzących naprzeciw obawom i oczekiwaniom biznesu.
Obowiązek – od kiedy najwcześniej?
Projekt decyzji derogacyjnej zakłada, że ww. przepisy o obowiązkowym wystawianiu faktur ustrukturyzowanych przez podatników posiadających siedzibę w Polsce będą mogły być stosowane przez Polskę przez 3 lata – w okresie od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r. Okres ten będzie mógł być przedłużony.
Oznacza to, że obowiązek stosowania KSeF może wejść w życie najwcześniej 1 kwietnia 2023 r.
Autor: Joanna Pęczek-Czerwińska, doradca podatkowy