Obligatoryjny mechanizm KSeF od 1 stycznia 2024 r. Jakie zmiany dla podatników?
Najnowszy projekt zmian do ustawy o VAT, związany z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ma zostać przyjęty w I kwartale 2023 r., a wejść w życie 1 stycznia 2024 r. Przewiduje on wprowadzenie wielu nowych zasad dotyczących wystawiania faktur – zarówno pozytywnych, jak i negatywnych dla podatników. Ze względu na toczące się prace legislacyjne, obecny kształt projektowanych przepisów może ulec zmianom.
Projekt nowelizacji ustawy o VAT z 30 listopada 2022 r. po przeprowadzonych konsultacjach publicznych trafił do opiniowania międzyresortowego. Zgodnie z nim obowiązkowe e-fakturowanie ma być stosowane w Polsce począwszy od 1 stycznia 2024 r. Warto przypomnieć, że w pierwotnym założeniu obligatoryjne stosowanie KSeF miało wejść w życie już 1 stycznia 2023 r., lecz m.in. ze względu na decyzję Rady UE stanie się to rok później. Chodzi o decyzję wykonawczą Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r., która upoważnia Polskę do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81).
KSeF będzie opierać się o infrastrukturę, która została wdrożona 1 stycznia 2022 r. i od tego czasu może być dobrowolnie wykorzystywana przez podatników. Projekt ustawy z 30 listopada 2022 r. przewiduje:
- wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania;
- udostępnienie narzędzia informatycznego (w postaci aplikacji), pozwalającego na dostarczanie nabywcom paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej.
Model obligatoryjnego e-fakturowania będzie zasadniczo obejmować czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z przepisami ustawy o VAT. To m.in. krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C). Zgodnie z projektem ustawy, obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników, z wyjątkiem:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9;
- okresu awarii Krajowego Systemu e-Faktur określonej w komunikacie, o którym mowa w art. 106ne ust. 1;
- przypadku braku możliwości korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, o którym mowa w art. 106ng ust. 1.
W odniesieniu do wyżej wskazanych przypadków (z wyjątkiem awarii KSeF) podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w postaci papierowej lub elektronicznej i udostępniania ich w sposób uzgodniony z ich odbiorcą. Natomiast w razie wystąpienia awarii KSeF będzie należało wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z udostępnionym wzorem, a następnie – w terminie 7 dni od zakończenia awarii – przesłać ją do KSeF.
Jak przedstawiają się główne założenia planowanych zmian?
- W zakresie podstawy opodatkowania możliwe będzie obniżenie zarówno tej podstawy, jak i VAT należnego – już z chwilą wystawienia ustrukturowanej faktury korygującej. Natomiast nabywca obniży VAT naliczony z chwilą otrzymania takiej korekty.
- Zwrot nadwyżki VAT naliczonego nad należnym programowo ma być dokonywany w ciągu 40 dni od złożenia deklaracji (z pewnymi zastrzeżeniami).
- Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej zostanie wyłączony, jeśli podatnik w tym samym miesiącu dokona sprzedaży.
- Faktury rozliczeniowe, wystawiane po wystawieniu faktur zaliczkowych, będą musiały powoływać numery KSeF faktur zaliczkowych.
- Noty korygujące będą mogły być stosowane wyłącznie do faktur innych niż ustrukturyzowane.
Podstawa opodatkowania w przypadku faktur korygujących
Odnosząc się do pierwszego z założeń, dotyczącego obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w związku z wystawioną fakturą korygującą, należy stwierdzić, że niewątpliwie będzie to dla podatników ułatwienie w porównaniu z obowiązującymi dotychczas zasadami wystawiania faktur korygujących „in minus”. Obecnie, chcąc obniżyć podstawę opodatkowania (oraz podatek należny), podatnicy są obowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej – po pierwsze – uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz – po drugie – że warunki te zostały spełnione.
Stosując KSeF, podatnicy będą uprawnieni do obniżenia podstawy opodatkowania, a tym samym podatku należnego już w momencie wystawienia e-faktury, bez konieczności posiadania ww. dokumentacji. Natomiast nabywcy będą mogli obniżyć podatek naliczony już w momencie otrzymania takiej faktury (co nastąpi z chwilą nadania e-fakturze numeru w ramach KSeF).
To rozwiązanie niewątpliwie odformalizuje obecnie obowiązujące zasady w zakresie faktur korygujących „in minus” (zarówno dla wystawców, jak i odbiorców) i nie wpłynie na neutralność podatku VAT.
Szybszy zwrot VAT
Obligatoryjne stosowanie KSeF pozwoli również na zastosowanie rozwiązania korzystniejszego dla podatników, czyli skróconego podstawowego terminu zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym do 40 dni. Projektowane rozwiązanie zakłada, co do zasady, likwidację terminu 60–dniowego zwrotu VAT i wprowadzenie w to miejsce terminu 40–dniowego – przy jednoczesnym dostosowaniu zasad doręczeń umożliwiających efektywne stosowanie przepisów w zakresie zwrotu VAT przez organy podatkowe. Rozwiązanie przewidziane w projekcie zakłada stosowanie analogicznych zasad doręczenia postanowień o przedłużeniu terminu zwrotu jak dla zasad zwrotu VAT w terminie 15-dniowym dla tzw. podatników bezgotówkowych.
Faktury zaliczkowe
Planowane zmiany przewidują również fakultatywne rozwiązanie, które pozwoli podatnikom na odstąpienie od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty w związku z dokonywaną czynnością, w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności. Zmiana ta pozwoli na uproszczenie obowiązków dokumentacyjnych po stronie podatników. Niemniej, rozwiązanie to nie będzie mieć zastosowania w odniesieniu do szczególnych terminów wystawiania faktur, wynikających z ustawy o VAT, tj. zawartych w art. 106i ust. 3-8 ustawy.
Obowiązujące przepisy przewidują możliwość wystawienia wystawiania faktury na 60 dni przed dokonaniem dostaw towarów i świadczenia usług, jeśli obowiązek podatkowy powstaje wobec nich według zasad ogólnych (z chwilą wykonania), a także w odniesieniu do zaliczek. Ustawodawca planuje jednak niemalże całkowite zniesienie możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy towarów (bądź wykonaniem usługi), a także przed otrzymaniem zaliczki. W KSeF taka możliwość będzie dotyczyć bardzo wąskiego katalogu dostaw i świadczonych usług.
Warto dodać, że pierwotnie rozwiązanie w postaci możliwości rezygnacji z wystawiania w określonych okolicznościach faktury zaliczkowej miało być procedowane w ramach pakietu SLIM VAT 3, ale po konsultacjach publicznych zdecydowano o przeniesieniu tego przepisu do innego projektu ustawy.
Ponadto, ustawodawca planuje wprowadzenie obowiązku posłużenia się numerami e-Faktur, które zostały uprzednio nadane dla faktur zaliczkowych przy wystawianiu faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży (tzw. faktur rozliczeniowych bądź końcowych). Rozwiązanie to ma na celu powiązanie faktury ostatecznej z wystawionymi przed nią fakturami zaliczkowymi.
Noty korygujące
Jak wynika z proponowanych zmian, podatnik będzie mógł wystawić notę korygującą wyłącznie w odniesieniu do faktury wystawionej poza KSeF, np. wystawionej w wersji papierowej. Zmianie nie ulegną natomiast zasady dotyczące wystawiania not korygujących, tj. taka nota nadal będzie musiała zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury pierwotnej.
Brak możliwości wystawiania not korygujących przez podatników w przypadku stosowania KSeF niewątpliwie może być problematyczny, ponieważ wystawienie takiej noty niejednokrotnie pozwala na proste i szybkie skorygowanie elementów faktury, tj. dane nabywcy. Ustawodawca przewidział jednak alternatywny sposób korygowania pomyłek (za wyjątkiem takich, które dotyczą danych w postaci m.in. wartości netto faktury i kwoty podatku) w przypadku stosowania KSeF. Nabywca ma mieć możliwość wystawienia propozycji faktury korygującej, która będzie udostępniania poprzez KSeF w celu wystawienia jej przez dostawcę. Propozycja faktury korygującej będzie oznaczana numerem identyfikującym ten dokument w KSeF.
Wyłączenie możliwości wystawienia faktury przed dostawą
W ramach opublikowanego projektu ustawodawca uwzględnił zmiany odnoszące się do możliwości wystawiania faktury na 60 dni przed dokonaniem dostawy. Obowiązujące obecnie przepisy przewidują taką możliwość w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług, w przypadku gdy obowiązek podatkowy powstaje wobec nich według zasad ogólnych (z chwilą wykonania), a także w odniesieniu do zaliczek.
Zawężenie możliwości wystawienia faktury do 60 dni przed dokonaniem dostawy bądź wykonaniem usługi nie dotyczy natomiast faktur wystawianych w przypadku dostawy i świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek powstaje na szczególnych zasadach, m.in. zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy (dostaw energii elektrycznej, usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze), ale tylko wtedy, gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Projekt przewiduje w tym zakresie rewolucję – z proponowanych zmian wynika, że możliwość wystawienia faktury na 60 dni przed dokonaniem dostawy będzie możliwe wyłącznie w odniesieniu do dokonywanych dostaw i świadczonych usług, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, pod warunkiem, że będą zawierać one informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczą.
Ustawodawca planuje zatem niemalże całkowite zniesienie możliwości wystawiania faktur przed dokonaniem dostawy towarów (bądź wykonaniem usługi), a także przed otrzymaniem zaliczki. Możliwość wystawienia faktury przed dostawą bądź wykonaniem usług dotyczyć będzie zawężonego katalogu dostaw i świadczonych usług.
Zgodnie z uzasadnieniem do opublikowanego projektu zmian, planowane ograniczenie ma na celu uprościć transakcje dokumentowane przy użyciu KSeF oraz poprawić jakość analiz dokonywanych przez administrację podatkową. W ocenie ustawodawcy łatwość dostępu do e-faktur w KSeF spowoduje też, że faktury wystawione przed faktycznym dokonaniem transakcji staną się nieistotne i zbędne. Uzasadnienie to jest bardzo enigmatyczne – można podejrzewać, że poprzez to ograniczenie resort finansów dąży do zapewnienia większej zgodności między KSeF i składanymi przez podatników JPK. Celem jest więc uproszczenie, ale działań administracji skarbowej, a nie podatników.
Proponowana zmiana z perspektywy podatników jest natomiast bardzo niepraktyczna. Dotyczy to m.in. relacji między dealerami samochodów i firmami leasingowymi, gdzie rzeczywista dostawa towarów dokonywana jest w późniejszym terminie niż wystawienie faktury – wystawienie faktury ma na celu wyłącznie umożliwienie dokonania rejestracji pojazdu. Wydaje się zatem, że zmiana ta została zaprojektowana wyłącznie pod kątem ułatwień dla fiskusa i pomija potrzeby co najmniej części podatników.
Wystawienie faktury poza KSeF – sankcje finansowe
W projekcie zmian przewidziano również kary pieniężne za niedopełnienie obowiązków przy stosowaniu KSeF. Taką sankcją zostaną objęte przypadki, gdy:
- podatnik nie wystawił faktury przy użyciu KSeF (sytuacja taka będzie traktowana jako brak wystawienia faktury),
- podatnik w okresie awarii KSeF wystawił fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
- podatnik nie przesłał do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii systemu KSeF.
W wyżej wskazanych przypadkach fiskus – w drodze decyzji – będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na takiej fakturze, a w przypadku faktur bez wykazanego VAT – karę pieniężną w wysokości maksymalnie 18,7% kwoty należności ogółem wynikającej z faktury.
W przypadku jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, kara pieniężna nie będzie mogła być mniejsza niż 1000 zł. W sytuacji gdy podatnik nie przesłał w terminie faktury do KSeF, kara pieniężna będzie wynosić nie mniej niż 500 zł.
Korzyści w większości dla podatników czy też dla fiskusa?
Opisane zmiany stanowią jedynie główne założenia opublikowanego projektu. Poza tym projektowane regulacje dotyczą m.in. zasad wystawiania faktur przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej oraz możliwości wystawiania e-faktur w odniesieniu do rolników ryczałtowych.
W związku z wdrożeniem obowiązkowego stosowania KSeF ustawodawca prognozuje, że przyniesie ono korzyści zarówno z punktu widzenia administracji skarbowej, jak i przedsiębiorców. To m.in.: lepsze i łatwiejsze przestrzeganie przepisów podatkowych, większa efektywność kontroli nakierowanych na identyfikowanie nadużyć finansowych oraz nieprawidłowości związanych z rozliczaniem VAT. Należy się zgodzić z tym, że obligatoryjne stosowanie mechanizmu KSeF wpłynie na skuteczność wykrywania oszustw podatkowych przez organy podatkowe, przy czym niektóre z przewidywanych przez projekt rozwiązań już wzbudzają wątpliwości po stronie podatników, np. brak możliwości wcześniejszego wystawiania faktur dokumentujących dostawę towarów lub świadczenie usług.
Konsultacje publiczne dotyczące omawianego projektu ustawy zakończyły się 23 grudnia 2022 r. Podsumowanie w tym zakresie nie zostało jeszcze opublikowane na stronie Rządowego Centrum Legislacji. Może ono jednak mieć istotny wpływ na ostateczny kształt regulacji dotyczących KSeF. Projekt został skierowany do opiniowania międzyresortowego, natomiast samo uchwalenie przepisów ma nastąpić w I kwartale 2023 r.
