Odpowiedzialność księgowego na gruncie KKS. Jak nie narazić się na sankcje?

Szeroki zakres obowiązków księgowych wiąże się z odpowiedzialnością nie tylko na gruncie ustawy o rachunkowości, lecz często również na podstawie kodeksu karnego skarbowego. To, czy organy zdecydują się postawić zarzuty księgowemu, zależy m.in. od dochowania przez niego należytej staranności, treści umowy z klientem, zakresu obowiązków oraz tego, czy działał on z zamiarem popełnienia przestępstwa. A nawet jeśli tak, to z jakim – bezpośrednim czy ewentualnym.

Kwestię odpowiedzialności księgowego na gruncie kodeksu karnego skarbowego reguluje art. 9 §3 KKS, zgodnie z którym księgowy może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej najczęściej w sytuacji, kiedy zajmuje się sprawami gospodarczymi lub finansowymi podatnika na podstawie zawartej umowy bądź faktycznego wykonywania powyższych czynności. Jednak nie każda czynność rodzi ryzyko odpowiedzialności.

Zamiar – bezpośredni czy ewentualny?

Decydującym czynnikiem jest to, czy księgowemu można przypisać zamiar popełnienia przestępstwa, a jeśli tak, to czy będzie to zamiar bezpośredni (osoba działała w celu popełnienia przestępstwa i dążyła do jego popełnienia), czy zamiar ewentualny (wtedy celem działania księgowego nie jest popełnienie przestępstwa, ale zakłada on możliwość jego popełnienia i godzi się na to). W przypadku braku zamiaru, a więc gdy można mówić o działaniu nieumyślnym, w większości przypadków sprawca nie poniesie odpowiedzialności karnej. KKS przewiduje odpowiedzialność karną jedynie za przestępstwa popełnione umyślnie. W przypadku działań nieumyślnych odpowiedzialność karna grozi tylko wtedy, jeżeli KKS wyraźnie tak stanowi. Są to jednak wyjątkowo rzadkie sytuacje. Do przykładowych przestępstw, za których nieumyślne popełnienie można ponosić odpowiedzialność karną należą: paserstwo akcyzowe czy paserstwo celne.

Jednak realna ocena ryzyka powinna orientować się wokół oceny danej sytuacji i tego, czy księgowemu można przypisać chociażby ewentualny zamiar , a więc czy miał świadomość, że może zostać popełniony czyn zabroniony i czy się na to godził.

Należy również pamiętać, by przy wykonywaniu codziennych czynności księgowy dochowywał należytej staranności w kontaktach biznesowych. Jeżeli faktura budzi wątpliwość ze względu na rodzaj usługi albo wartość transakcji (i to bez konieczności dogłębnej znajomości danego biznesu!), zawsze warto je zgłaszać i dążyć do ich wyjaśnienia, aby zminimalizować ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej.

Precyzyjne zapisy i gromadzenie dokumentacji

Kluczowe znaczenie dla ustalenia odpowiedzialności księgowego będzie miał charakter i rodzaj wykonywanych przez niego prac. Jeżeli do zakresu jego obowiązków należy jedynie prawidłowe księgowanie i rozliczanie faktur oraz składanie deklaracji, to nie powinien ponosić odpowiedzialności karnej za nierzetelne deklaracje czy faktury. W takich przypadkach księgowy nie posiada bowiem wystarczającej wiedzy do prawidłowego zakwalifikowania działań podatnika. Działa wówczas na dokumentach, które stanowią jedynie konsekwencje pewnych decyzji, na których podjęcie księgowy nie miał żadnego wpływu. Oczywiście osoba wykonująca taką pracę w każdym przypadku powinna sprawdzać formalną poprawność dokumentu księgowego i dbać o niewadliwe prowadzenie ksiąg. Nie ma ona jednak obowiązku badania w zakresie materialnej poprawności dokumentów przedłożonych przez podatnika oraz okoliczności ich wystawienia – poza przypadkami, gdy obiektywnie budzą one określone wątpliwości.

W sytuacji, w której obowiązkiem księgowego jest również doradztwo podatkowe czy konsultacje w zakresie optymalizacji biznesu, a okoliczności, w których funkcjonuje dane przedsiębiorstwo, a także sposób jego działania, są nie tylko znane osobie na tym stanowisku, ale posiada ona również wpływ na podejmowanie określonych decyzji, może ponosić odpowiedzialność karną z tytułu nieprawidłowego prowadzenia ksiąg, wystawiania lub wykorzystania faktur czy też przygotowania nierzetelnych deklaracji. Także i w tym kontekście istotne znaczenie ma to, czy księgowy wiedział o możliwości popełnienia przestępstwa i czy się na to godził, a więc – czy działał w zamiarze ewentualnym.

Duże znaczenie ma również treść umowy księgowego z klientem. Każda osoba wykonująca pracę księgowego powinna więc zadbać, by zawierała ona przejrzyste i precyzyjne zapisy dotyczące zakresu obowiązków – tak, aby umowa nie uwzględniała czynności, które nie są faktycznie wykonywane przez księgowego i za które on nie odpowiada. Jeżeli czynności księgowego polegają również na doradztwie, warto dbać o przejrzystość korespondencji. Przede wszystkim księgowy powinien gromadzić dostarczane przez klienta informacje dotyczące stanu faktycznego, w odniesieniu do którego księgowy doradza np. w kwestii możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztu uzyskania przychodu. Często o prawidłowości postępowania w takich przypadkach decydują szczegóły, o których istnieniu księgowy może nie wiedzieć.

Należyta staranność nieodzowna

Warto także pamiętać, że w przypadku ewentualnego postępowania karnego organ pracuje na materiale dowodowym. W tym kontekście ważne będzie więc nie tylko dbanie o prawidłową konstrukcję umowy z klientem i wynikającego z niej zakresu czynności i odpowiedzialności księgowego, ale także o świadków, których zeznania mogą mieć istotne znaczenie dla odpowiedzialności karnej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Autor: Agnieszka Mazur, aplikant adwokacki