Opłaty leasingowe bez faktury i zapłacone z cudzego konta – czy takie wydatki stanowią koszt?
Wydawałoby się, że rozliczenie leasingu w działalności gospodarczej to formalność. Jest umowa, są raty, więc są też koszty. Jednak interpretacja z 2 kwietnia 2026 r. wydana przez Dyrektora KIS pokazuje, że w praktyce nie zawsze jest to takie proste. Stan faktyczny opisany przez wnioskodawcę był jednak dalece niestandardowy. Po pierwsze, jak wskazał, nie dysponował fakturami, a po drugie, części płatności dokonał z rachunku swojego ojca.
Wniosek o wydanie interpretacji złożył przedsiębiorca, który zawarł umowę leasingu pojazdu ciężarowego, zarejestrowanego jako pojazd specjalny, wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej. Opłat leasingowych dokonywał jednak nie na podstawie faktur, tylko w związku z umową zawartą z leasingodawcą (w tytule wpłat potwierdzanych przelewami wskazując numer umowy), który – jak twierdził podatnik –odmawiał przesłania faktur, twierdząc, że nie są one potrzebne do zaksięgowania wpłat. Z powodu braku faktur leasingobiorca nie zaliczał ponoszonych wydatków do kosztów podatkowych, co skutkowało wyższymi kwotami podatku PIT i VAT do zapłaty.
W złożonym wniosku o interpretację podatnik wskazał, że wszystkie dokonane przez niego wpłaty powinny stanowić koszt, choć – jak zaznaczył – część z nich zrealizował z rachunku prywatnego swojego ojca.
Czy brak faktury przekreśla koszt?
Choć faktura stanowi podstawowy dokument księgowy, to jej brak – co potwierdził Dyrektor KIS – nie przekreśla prawa do zaliczenia wydatku do kosztów. W interpretacji wskazano, że przepisy nie narzucają jednego, konkretnego sposobu dokumentowania wydatków. Co więcej, Ordynacja podatkowa dopuszcza jako dowód praktycznie wszystko, co pomaga ustalić prawdę i nie jest sprzeczne z prawem.
W efekcie leasingobiorca może wykazać koszt także na w oparciu o inne dokumenty, na przykład:
- potwierdzenia przelewów,
- umowę leasingu,
- korespondencję z leasingodawcą.
To ważny sygnał: brak faktury nie zamyka drogi do rozliczenia kosztu, jeśli faktycznie wydatek miał miejsce i da się go udowodnić.
Kluczowa zasada: kto faktycznie zapłacił?
Znacznie większe znaczenie dla rozstrzygnięcia dokonanego przez organ podatkowy miała kwestia źródła płatności. W przedmiotowej sprawie przelewy na rzecz opłacania leasingu były w części wykonywane z rachunku ojca przedsiębiorcy, a nie samego podatnika.
Z punktu widzenia organu nie wystarczy, że wydatek dotyczy działalności gospodarczej, istotne jest również to, kto faktycznie poniósł jego ciężar ekonomiczny. Jeżeli koszt został pokryty przez inną osobę niż podatnik, to niezależnie od łączącej ich relacji, przedsiębiorca nie może ująć takiego wydatku w kosztach.
W odniesieniu do płatności dokonanych z rachunku ojca przedsiębiorcy Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy za nieprawidłowe podkreślając, że jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego poniesienie przez podatnika. W konsekwencji organ wskazał, że wydatki zrealizowane z pominięciem rachunku podatnika, nie mogą zostać przez niego rozpoznane jako koszt uzyskania przychodu.
Z punktu widzenia organu nie wystarczy, że wydatek dotyczy działalności gospodarczej, istotne jest również to, kto faktycznie poniósł jego ciężar ekonomiczny. Fakt, że płatność została dokonana przez osobę najbliższą podatnikowi, nie ma tutaj znaczenia. Jeżeli koszt został pokryty przez inną osobę niż podatnik, to niezależnie od łączącej ich relacji, przedsiębiorca nie może ująć takiego wydatku w kosztach.
Skutki podatkowe nie różniłyby się, nawet gdyby dla wpłat dokonanych z rachunku prywatnego ojca przedsiębiorca dysponował fakturami.
Faktura potwierdza, że usługa została wykonana i że istnieje zobowiązanie. Nie zmienia jednak tego, kto faktycznie zapłacił. A skoro podstawowym warunkiem uznania wydatku za koszt jest jego poniesienie przez podatnika, to nawet komplet dokumentów nie naprawi sytuacji, w której płatność jest realizowana z konta osoby trzeciej.
Jakie wnioski dla leasingobiorców?
Podsumowując, Dyrektor KIS wskazał, że stanowisko wnioskodawcy jest:
- prawidłowe w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów opłat leasingowych dokonanych z konta przedsiębiorcy (mimo braku faktur),
- nieprawidłowe w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów opłat leasingowych dokonanych z konta ojca przedsiębiorcy.
Interpretacja z 2 kwietnia 2026 r. pokazuje, gdzie w praktyce leży największe ryzyko związane z możliwością zaliczenia do kosztów opłat wynikających z umowy leasingu.
Najważniejszy wniosek można ująć bardzo prosto. Brak posiadania faktury nie skreśla wydatków do wpisania ich w koszty, jeżeli przedsiębiorca dysponuje innym dowodem potwierdzającym płatność. Prawo do kosztów skreśla natomiast płatność z cudzego konta bankowego, dlatego wszystkie wydatki firmowe powinny być opłacane bezpośrednio przez przedsiębiorcę, najlepiej z jego rachunku firmowego.
Autor: Piotr Rejowski