Zakupy firmowe dokonywanie przez pracowników a obowiązek KSeF
Przepisy dotyczące KSeF, z którego korzystanie w przyszłym roku stanie się prawdopodobnie obowiązkowe dla wszystkich podatników, będą wiązały się z koniecznością dostosowania dotychczasowych procedur m.in. dotyczących obsługi faktur, które otrzymują pracownicy, dokonujący zakupów w imieniu pracodawcy. W związku z tym niezbędne będzie wyposażenie takich pracowników w wiedzę z zakresu prawidłowego określenia danych nabywcy oraz wskazania siebie jako jego reprezentanta.
Zapowiadane przez Ministerstwo Finansów daty wejścia w życie obowiązkowego KSeF, czyli 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r., nie zostaną zapewne przesunięte. 25 czerwca 2025 r. projekt ustawy nowelizującej przepisy o obowiązkowym KSeF został wniesiony do Sejmu. Wielu przedsiębiorców jest już na zaawansowanym etapie prac nad wdrożeniem nowego obowiązku.
Od momentu wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą dostosować nie tylko swoje systemy fakturowania, ale również procedury związane z fakturami zakupowymi dokumentującymi wszelkie dokonywane zakupy, co może stanowić wyzwanie w szczególności dla tych podatników, u których można wyróżnić wiele strumieni otrzymywanych dokumentów zakupowych. Przygotowania w tym obszarze wymagają uwzględnienia zmian w schemie FA(3) względem schemy FA(2), a także zmapowania procesów w firmie.
W wielu firmach pracownicy, zwłaszcza w działach handlowych czy technicznych, dokonują zakupów w imieniu pracodawcy — np. materiałów biurowych, paliwa czy części zamiennych. Faktury dokumentujące te transakcje powinny być wystawiane na pracodawcę jako nabywcę. Formalnie oznacza to, że pracownik działa jako przedstawiciel (pełnomocnik) firmy, a nie jako osoba prywatna działająca we własnym imieniu. W praktyce oznacza to konieczność prawidłowego przypisania ról w strukturze danych przesyłanych do KSeF. Nabywca wystawiający fakturę musi zatem dysponować kompletem poprawnych danych nabywcy wskazanych przez pracownika.
Jakie dane powinna zawierać faktura dokumentująca zakupy pracownicze?
W roboczej wersji schemy FA(3) w elemencie Podmiot3 wprowadzono nową rolę: Pracownik. W takiej sytuacji element Podmiot3 ma odzwierciedlać dane pracownika, który dokonuje zakupu w imieniu swojego pracodawcy, czyli rzeczywistego nabywcy towaru lub usługi. W tym przypadku:
- Podmiot2 → należy wypełnić danymi pracodawcy (czyli faktycznego nabywcy);
- Podmiot3 → należy wypełnić danymi pracownika, wskazując jego rolę jako „Pracownik” – dla jej zastosowania w polu Rola należy wpisać: „11”.
Ponadto w elemencie Podmiot3 w elemencie DaneIdentyfikacyjne w polu BrakID podaje się „1”, a w polu Nazwa – imię i nazwisko pracownika. Fakultatywnie można wskazać dane adresowe pracownika (element Adres, AdresKoresp) i jego dane kontaktowe (element DaneKontaktowe, zawierający pola Email i Telefon).
Nowe zasady wynikające z wprowadzenia KSeF wymagają, aby pracownicy dokonujący zakupów na rzecz firmy posiadali podstawową wiedzę o obowiązku podania poprawnych danych nabywcy (pracodawcy) oraz własnych danych jako osoby reprezentującej (Podmiot3).
Co istotne, pracownik nie powinien podawać – jako danej identyfikacyjnej – własnego numeru NIP, nadanego przed 1 stycznia 2012 r. – od tej daty identyfikatorem podatkowym dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej jest PESEL, a NIP-y nadane dla osób z tej grupy zostały zniesione.
Możliwe jest także wykorzystanie pola GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny) w elemencie Podmiot2 dla wskazania identyfikatora przydzielonego wewnętrznie pracownikowi przez pracodawcę. GLN jest to numer umożliwiający m.in. zidentyfikowanie jednostek fizycznych lub funkcjonalnych w obrębie firmy. Podatnik może zdecydować się na przyporządkowanie identyfikatorów poszczególnym pracownikom dla ułatwienia procesowania faktur wpływających (w dużej organizacji na przestrzeni kilku lat może być np. więcej niż jeden pracownik nazywający się Jan Nowak).
Istotne, aby faktura przesłana do KSeF odzwierciedlała rzeczywisty przebieg transakcji, w której nabywcą jest pracodawca i by jednocześnie było możliwe wewnętrzne zidentyfikowanie danej transakcji jako zakupu dokonanego przez konkretnego pracownika.
Faktury pracownicze a tryb offline24
Warto pamiętać, że faktury w KSeF są dokumentami elektronicznymi w postaci ustrukturyzowanej. Wizualizacja (np. PDF lub wydruk papierowy) może być przekazywana pracownikom wyłącznie poglądowo i powinna zawierać kod QR, umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie KSeF. Taka wizualizacja będzie zapewne często przekazywana pracownikowi jako potwierdzenie dokonania zakupu. Będzie należało jednak zadbać, by takie osoby miały świadomość, że to nie wizualizacja, ale plik XML przesłany do KSeF stanowi oryginał faktury.
Czysto informacyjny charakter będą miały również wizualizacje faktur wystawianych w trybie offline24. W sytuacji chwilowej przerwy w dostępie do Internetu lub problemu z komunikacją z KSeF będzie to rozwiązanie, które może znaleźć szerokie zastosowanie w punktach sprzedaży detalicznej. Pozwoli ono na uniknięcie przedłużonego oczekiwania na przesłanie faktury do KSeF oraz powstawanie kolejki klientów do kasy.
Warto pamiętać, że datą otrzymania faktury w rozumieniu przepisów KSeF będzie moment nadania jej numeru KSeF, co nastąpi po jej przesłaniu do Systemu, a nie w momencie przekazania wizualizacji faktury pracownikowi (np. PDF z kodem QR). To oznacza konieczność uwzględnienia tej daty przy rozliczeniach VAT i ewidencji zakupów w księgowości.
Jak przygotować pracowników?
Nowe zasady wynikające z wprowadzenia KSeF wymagają, aby pracownicy dokonujący zakupów na rzecz firmy posiadali podstawową wiedzę o obowiązku podania poprawnych danych nabywcy (pracodawcy) oraz własnych danych jako osoby reprezentującej (Podmiot3).
Jako że to po stronie nabywcy, czyli firmy-pracodawcy, spoczywa obowiązek zapewnienia prawidłowych danych, w jego przypadku będzie konieczne przeszkolenie pracowników w zakresie:
- podawania danych nabywcy,
- wskazywania siebie jako reprezentanta (Podmiot3).
Jest to tym bardziej istotne, że trudno oczekiwać, by kasjerzy w punktach sprzedaży detalicznej – szczególnie w początkowym okresie obowiązywania obligatoryjnego KSeF – mieli szczegółową wiedzę o zakresie danych koniecznych do prawidłowego wystawienia faktury w takiej sytuacji.
Jakie odroczenia obowiązku?
Na koniec warto wspomnieć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami do końca 2026 r. przedsiębiorcy mogą w dalszym ciągu rozliczać zakupy do 450 zł na podstawie paragonów z NIP (tzw. faktur uproszczonych). Jednak w perspektywie pełnego wdrożenia KSeF warto już teraz rozpocząć przygotowania odpowiednich procedur, by ujednolicić sposób obsługi faktur, także tych drobnych.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia przy analizie procesów lub szkoleniu pracowników w związku z KSeF, zapraszamy do kontaktu.
Autor: Marek Urbaniak, adwokat