Zmiany dotyczące ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących

Pakiet SLIM VAT 3 ma wprowadzić kilka uproszczeń w obszarze ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wprowadzane zmiany będą istotne dla podatników, którzy wykorzystują kasy rejestrujące online (w tym wirtualne), oraz tych, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT (podmiotowego i przedmiotowego).

Rezygnacja z obowiązku drukowania e-paragonu, do którego wystawiana jest faktura

Projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje rezygnację z obowiązku drukowania e-paragonu w sytuacji, gdy do takiego paragonu będzie wystawiana faktura. Obecnie z art. 106h ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług wynika, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Tym samym, na gruncie aktualnych przepisów, konieczne jest wydrukowanie e-paragonu i fizyczne załączenie go do faktury.

Od 1 stycznia 2023 r. w przypadku e-paragonów wydruk nie będzie już konieczny. Jedynym obowiązkiem podatnika w tym zakresie będzie dołączenie do faktury danych identyfikujących taki paragon, czyli jego numer oraz numer unikatowy kasy rejestrującej. Nowe rozwiązanie będzie dotyczyć zarówno faktur wystawianych w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Oznacza to, że w przypadku:

a) wystawienia papierowej faktury do papierowego paragonu – tak jak do tej pory, paragon będzie należało dołączyć do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika;

b) wystawienia papierowej faktury do e-paragonu – numer e-paragonu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej będzie należało pozostawić w dokumentacji bez konieczności drukowania e-paragonu;

c) wystawienia faktury elektronicznej do papierowego paragonu – będzie należało pozostawić paragon w dokumentacji wraz z danymi identyfikującymi fakturę;

d) wystawienia faktury elektronicznej do e-paragonu – nie będzie konieczne drukowanie e-paragonu, a jedynie pozostawienie w dokumentacji numeru e-paragonu oraz numeru unikatowego kasy rejestrującej wraz z danymi identyfikującymi fakturę.

Przy tym, w mojej ocenie powyższa zmiana nie oznacza, że dotychczasowa praktyka – polegająca na drukowaniu e-paragonów – stanie się nieprawidłowa. Z projektowanych przepisów wynika jedynie obowiązek pozostawienia w dokumentacji numeru e-paragonu oraz numeru unikatowego kasy rejestrującej, bez określenia formy, w jakiej ma on zostać spełniony. Jeśli powyższe informacje znajdą się na wydruku e-paragonu, który pozostanie w dokumentacji podatnika, dopełni on obowiązku wynikającego z projektowanych przepisów.

Warto również zwrócić uwagę, że zakresem nowelizacji nie zostały objęte faktury ustrukturyzowane. Wydaje się jednak, że w przypadku wystawienia takiej faktury do paragonu (albo e-paragonu) zastosowanie znajdą reguły przewidziane dla faktur elektronicznych. Można jednak oczekiwać, że jest to obszar, który w przyszłości zostanie uregulowany przez ustawodawcę.

Podatnicy będą obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kasy rejestrującej dokumenty inne niż faktury i paragony. Ewidencjonując sprzedaż przy użyciu kasy online, będzie można – tak jak dotychczas – drukować ww. dokumenty i przechowywać je w formie papierowej albo zrezygnować z tej formy i wybrać archiwizację elektroniczną (bez konieczności dokonania wydruku). Uproszczenie nie będzie jednak miało wpływu na sam obowiązek wystawiania raportu fiskalnego i dokumentów niefiskalnych.

Rezygnacja z obowiązku drukowania raportów fiskalnych oraz dokumentów niefiskalnych

Drugie z zapowiadanych uproszczeń dotyczy rezygnacji z obowiązku drukowania raportów fiskalnych i dokumentów niefiskalnych przez podatników ewidencjonujących sprzedaż za pomocą kas online, w tym kas wirtualnych. Obecnie obowiązujący art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy o VAT wymaga od podatników dokonania wydruku ww. dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących bez względu na to, jaki rodzaj kasy był przez niego wykorzystywany. Dla podatników korzystających z kas online oznacza to, że pomimo iż wystawiane przez nich paragony lub faktury mogą być wydawane klientom w formie elektronicznej, są oni dodatkowo zobowiązani do drukowania i archiwizowania w formie papierowej innych dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Po nowelizacji ma się to zmienić. Zgodnie z projektem podatnicy będą obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kasy rejestrującej dokumenty inne niż faktury i paragony. Podatnik ewidencjonujący sprzedaż przy użyciu kasy online będzie mógł – tak jak dotychczas – wydrukować ww. dokumenty i przechowywać je w formie papierowej albo zrezygnować z tej formy i wybrać archiwizację elektroniczną (bez konieczności dokonania wydruku). Uproszczenie nie będzie jednak miało wpływu na sam obowiązek wystawiania raportu fiskalnego i dokumentów niefiskalnych. Tym samym, tak jak dotychczas, podatnik będzie zobligowany do ich wystawiania przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Wprowadzenie omawianego uproszczenia będzie wymagać nowelizacji przepisów wykonawczych. Z projektu przepisu przejściowego, wynika jednak, że ustawodawca przewidział dość długi termin na ich wprowadzenie – do 24 miesięcy od dnia wejścia w życie planowanej nowelizacji. Do tego czasu w mocy pozostaną dotychczasowe przepisy. Z aktualnego brzmienia §19 ust. 1 pkt 3-10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wynika, że podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają: raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej, raporty fiskalne fiskalizacji oraz dokumenty niefiskalne – w postaci papierowej i elektronicznej albo tylko w formie elektronicznej. W postaci papierowej wystawiane są natomiast: raporty fiskalne okresowe, raporty fiskalne rozliczeniowe łączne, raporty fiskalne okresowe, łączne raporty fiskalne rozliczeniowe oraz raporty fiskalne zdarzeń.

W związku z tym pojawiają się wątpliwości, czy intencją ustawodawcy było, że planowanym uproszczeniem (a więc brakiem konieczności dokonywania wydruków) zostaną objęte dokumenty niefiskalne oraz wszystkie raporty fiskalne, czy też wyłącznie te, które – zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami – mogą być wystawiane w postaci elektronicznej. Zakładając, że celem nowelizacji jest digitalizacja wszystkich ww. dokumentów, zastanawiać może również to, czy do momentu dostosowania przepisów rozporządzenia uproszczenia będą mogły być stosowane w odniesieniu do raportów, które wymagają postaci papierowej. Niestety, w tym momencie odpowiedź na te pytania nie jest możliwa. Pozostaje więc śledzić dalszy proces legislacyjny i mieć nadzieję, że na kolejnym etapie prac brzmienie tego przepisu zostanie doprecyzowane. Ewentualnie, że Minister Finansów przygotuje w tym zakresie objaśnienia podatkowe.

Uproszczenie zasad przyznawania ulgi na zakup kasy rejestrującej podatnikom zwolnionym z VAT

W ramach pakietu SLIM VAT 3 planowane jest także wprowadzenie uproszczenia dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT (podmiotowego lub przedmiotowego), którzy chcieliby skorzystać z ulgi na zakup kasy rejestrującej. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami zwrot kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej (90% ceny jej zakupu, nie więcej niż 700 zł) następuje na podstawie decyzji wydanej przez organ podatkowy na wniosek podatnika złożony w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy użyciu kas rejestrujących. Nowe rozwiązanie ma polegać na dokonywaniu zwrotu bez wydawania decyzji, w przypadku gdy złożony wniosek nie będzie budził wątpliwości. Jeżeli jednak urząd stwierdzi nieprawidłowości we wniosku, naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję, w której określi prawidłową wysokość zwrotu albo zwrotu odmówi.

Kierunek planowanych zmian należy ocenić pozytywnie. Zakres obowiązków ciążących na podatnikach – w tym ewidencyjnych i dokumentacyjnych – jest obecnie przytłaczający, zatem rezygnacja z niektórych z nich jest z pewnością krokiem w dobrą stronę. Podobnie, pozytywnie należy ocenić pomysł odformalizowania zasad ubiegania się o ulgę na zakup kasy rejestrującej. W tym przypadku jednak niewiadomą pozostaje to, czy nowa regulacja będzie stosowana przez organy podatkowe jako zasada, a nie wyjątek.

Autor: Paulina Furmanek, radca prawny

Dodatkowe materiały: