Praca zdalna zostanie w końcu uregulowana?

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej pracuje nad ustawą, dzięki której zasady pracy zdalnej zostaną unormowane. Projekt przewiduje, że wykonywanie pracy na odległość będzie wymagało porozumienia z pracodawcą, który zwróci pracownikom koszty pracy poza biurem. Będzie mógł on jednak także kontrolować obecność i pracę zatrudnionych.

Praca zdalna może być aktualnie wykonywana na podstawie art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przepisy te obowiązują jednak tylko w czasie epidemii i przez 3 miesiące po dniu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Ponieważ powyższa regulacja ma charakter jedynie doraźny, ustawodawca postanowił na stałe uregulować pracę zdalną w Kodeksie Pracy. W uzasadnieniu do projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – wskazano, że przeniesienie obecnych regulacji dotyczących pracy na odległość do Kodeksu pracy nie jest zasadne. Zdaniem projektodawcy konieczne jest stworzenie nowych norm, które zabezpieczą interesy obu stron stosunku pracy. W rezultacie projekt zakłada uchylenie aktualnie obowiązujących przepisów o telepracy, choć w jego uzasadnieniu wskazano, że dotychczasowe przepisy stanowiły bazę do prac nad docelowymi regulacjami.

Trzeba określić zasady

Projekt przewiduje definicję pracy zdalnej rozumianej jako praca wykonywana w miejscu wybranym przez pracownika po uzgodnieniu z pracodawcą, w tym – w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Wspomniane uzgodnienie może nastąpić w momencie zawarcia umowy lub w trakcie zatrudnienia, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (co stanowi wyjątek od zasady wyrażonej w art. 29§4 KP, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej).

Zaproponowano także, aby na polecenie pracodawcy praca zdalna mogła być wykonywana w okresie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego albo epidemii i 3 miesięcy po ich zakończeniu, ale po złożeniu przez pracownika oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy na odległość. Pracodawca mógłby w każdym czasie cofnąć takie polecenie. Warto też wskazać, że zasady pracy zdalnej powinny wynikać albo z porozumienia pracodawcy z zakładową organizacją związkową, albo gdy taka organizacja u danego pracodawcy nie działa – z regulaminu – po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Gdy nie zawarto ww. porozumienia bądź nie sporządzono regulaminu, zasady pracy zdalnej mogłyby wynikać z polecenia pracodawcy albo porozumienia z pracownikiem.

Poszerzenie katalogu dokumentów, które pracownik będzie mógł składać w formie elektronicznej, dotyczy wniosków, które w obecnym kształcie Kodeksu pracy wymagają formy pisemnej. W ten sposób zatrudniony zawnioskuje np. o urlop bezpłatny. Pisemnie lub elektronicznie pracownik będzie mógł złożyć podanie o możliwość wykonywania tzw. okazjonalnej pracy zdalnej.

W porozumieniu (regulaminie) dotyczącym pracy na odległość powinny być wskazane grupy pracowników objętych taką formą wykonywania obowiązków, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz reguły dotyczące kontroli, bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej. Powinny zostać również określone normy w zakresie porozumiewania się z pracodawcą oraz potwierdzania obecności przez pracownika na stanowisku pracy.

Pracodawca zwróci koszty

Co ciekawe, projekt ustawy zakłada, że jeżeli pracownik odmówi przejścia na zdalny tryb pracy lub zaprzestanie ją wykonywać w takiej formie w okresie 3 miesięcy od przejścia na home office, pracodawca nie może mu z tego powodu wypowiedzieć umowy o pracę.

Na pracodawcę nałożono także obowiązek dostarczenia zatrudnionym materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów związanych z ich instalacją i serwisem, obciążeń związanych z energią elektryczną oraz dostępem do internetu, a także innych kosztów – jeżeli tak ustalono w porozumieniu. Projekt przewiduje również możliwość przyznania pracownikowi ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania w pracy zdalnej prywatnego sprzętu – pod warunkiem, że spełnia on wymagania BHP, o których mowa w Kodeksie pracy. Wysokość wypłacanej kwoty powinna zostać określona w porozumieniu. Jak wynika z projektu ustawy, koszty pracy zdalnej mogłyby być zwracane pracownikowi także w formie ryczałtu. Zarówno zapewnienie przez pracodawcę sprzętu do wykonywania pracy zdalnej, jak i zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, nie stanowiłyby dla zatrudnionego przychodu podatkowego.

Więcej formy elektronicznej

Po przyjęciu nowelizacji ustawy, pracodawca zyska uprawnienie do kontroli pracownika w miejscu i czasie wykonywania pracy zdalnej, przy czym nie może naruszać to prywatności jego, a także i innych osób. Nadzór nie będzie mógł także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Dodatkowo pracownik nie będzie mógł być w jakikolwiek sposób dyskryminowany – zarówno z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak odmowy wykonywania pracy w takiej formie. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie też obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację, zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej oraz zasady BHP. Zapoznanie się z tą informacją pracownik potwierdzi pisemnie lub elektronicznie. Na podobnych zasadach pracownik oświadczy, że wskazane przez niego i uzgodnione z pracodawcą stanowisko pracy zdalnej spełnia zasady BHP. Oznacza to, że za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, będzie odpowiadał zatrudniony.

Pisemnie lub elektronicznie pracownik będzie mógł złożyć podanie o możliwość wykonywania tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Taka forma wykonywania obowiązków będzie mogła odbywać się w wymiarze maksymalnie 12 dni w roku kalendarzowym. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będzie wymogu zawarcia porozumienia z pracodawcą. Nie będzie on mógł za to przeprowadzić kontroli w miejscu wykonywania pracy na odległość.

Nad finalnym kształtem ustawy regulującej pracę zdalną pracuje aktualnie Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Obecny kształt projektu przewiduje, że opisywane regulacje wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego wprowadzonych w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. Takie uregulowanie wprowadza jednak niepewność – zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, ponieważ choćby przybliżona data odwołania stanu epidemii nie jest jeszcze znana.

Autor: Żaneta Napora, adwokat