Nowe wytyczne dotyczące szkoleń z AML. Komunikat organów kontroli

Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane szereg obowiązków, w tym wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego. Jednym z nich jest konieczność przeprowadzania cyklicznych szkoleń, o których mowa w art. 52 ustawy. Komunikat nr 92 opublikowany 13 lutego 2025 r. przez organy kontroli (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej [GIIF], Urząd Komisji Nadzoru Finansowego [UKNF] oraz Narodowy Bank Polski [NBP]) definiuje dobre praktyki i oczekiwania w tym zakresie.

Kogo dotyczy obowiązek szkoleniowy?

Obowiązkiem szkoleniowym objęte są instytucje obowiązane. Ich katalog zawiera art. 2 ust. 1 ustawy AML. Należą do niego m.in. banki, firmy inwestycyjne, pośrednicy w obrocie nieruchomościami czy podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Status instytucji obowiązanej mają również podatnicy, przyjmujący lub dokonujący płatności gotówkowych za towary o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro (bez względu na to czy transakcja gotówkowa jest realizowana w ramach jednej czy kilku operacji).

Środki bezpieczeństwa finansowego

Uzyskanie statusu instytucji obowiązanej wiąże się z koniecznością realizacji określonych obowiązków. Należy do nich m.in. wymóg stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, w tym:

identyfikacji i weryfikacji klientów,
oceny ryzyka transakcji,
monitorowania i raportowania podejrzanych działań.

Szkolenia AML – wytyczne GIIF, UKNF I NBP

Kolejnym z obowiązków, zapisanym w art. 52 ustawy AML, jest konieczność zapewnienia przez instytucje obowiązane udziału osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w szkoleniach dotyczących realizacji tych obowiązków, uwzględniających zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.

Komunikat 92 opublikowany 13 lutego 2025 r. przez organy kontroli zawiera wytyczne oraz oczekiwania dla instytucji obowiązanych w zakresie prawidłowej realizacji obowiązku szkoleniowego.

Kogo obejmuje obowiązek szkoleniowy?

pracowników instytucji obowiązanych (w tym zatrudnionych na umowy cywilnoprawne),
agentów i podmioty działające na zlecenie instytucji obowiązanej,
członków zarządu odpowiedzialnych za AML,
osoby zastępujące pracowników AML.

Szkolenie z zakresu AML, w którym pracownik danej instytucji obowiązanej brał udział jeszcze w poprzednim miejscu zatrudnienia, może zostać uznane za aktualne w obecnym miejscu pracy, ale dopiero po odbyciu szkolenia uzupełniającego, uwzględniającego charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez aktualnego pracodawcę.

Zakres szkoleń powinien obejmować praktyczne aspekty realizacji wszystkich obowiązków AML ciążących na instytucjach obowiązanych. W efekcie osoby odpowiedzialne za ich realizację powinny posiadać odpowiednie, praktyczne kompetencje do przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, do których należy m.in.:

identyfikacja podejrzanych transakcji,
stosowanie procedury raportowania do GIIF i prokuratury,
ochrona danych osobowych.

Jak realizować obowiązek szkoleniowy?

Szkolenia mogą odbywać się wewnętrznie lub zewnętrznie i mogą mieć formę stacjonarną lub online. Co istotne, zgodnie z komunikatem, samokształcenie nie jest wystarczające – wymagane jest odbycie profesjonalnego kursu.

Osoby wykonujące obowiązki związane z AML w instytucjach obowiązanych, muszą przejść odpowiednie szkolenie przed rozpoczęciem wykonywania czynności w tym obszarze, a instytucje obowiązane muszą być w stanie wykazać organom kontroli, że powierzenie pracownikowi obowiązków w obszarze AML nastąpiło po jego przeszkoleniu. Z komunikatu wynika również, że powierzenie wykonywania obowiązków dotyczących AML osobie, która nie została odpowiednio przeszkolona, jest brakiem w realizacji obowiązku określonego w art. 52 ustawy AML.

Komunikat odnosi się również do kwestii szkoleń z zakresu AML, w których pracownicy danej instytucji obowiązanej brali udział jeszcze w poprzednim miejscu zatrudnienia. Takie szkolenia mogą zostać uznane za aktualne w obecnym miejscu pracy, ale dopiero po odbyciu szkolenia uzupełniającego, uwzględniającego charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez aktualnego pracodawcę.

Dokumentacja szkoleń

Organy kontroli wymagają również rzetelnej dokumentacji udziału w szkoleniach. Powinno z niej jednoznacznie wynikać, kto, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo został przeszkolony. W przypadku szkoleń wewnętrznych udział pracownika powinien być potwierdzony przynajmniej listą obecności.

Podsumowując, dokumentacja szkolenia powinna zawierać:

listę uczestników,
program szkolenia,
certyfikaty ukończenia kursu (w przypadku szkoleń zewnętrznych),
testy sprawdzające wiedzę (zalecane).

Co istotne, zarząd instytucji obowiązanej powinien dysponować pełną i bieżącą informacją na temat stanu realizacji obowiązku szkoleniowego zarówno w odniesieniu do własnych pracowników, jak i podmiotów zewnętrznych wykonujących obowiązki wynikające z ustawy AML.

Nadzór i raportowanie powinny być częścią sprawozdawczości uwzględnianej podczas okresowych przeglądów lub posiedzeń organów zarządzających.

Konsekwencje braku szkoleń

Niezapewnienie szkoleń stanowi naruszenie art. 52 ustawy AML i może skutkować nałożeniem kar administracyjnych zgodnie z art. 147 pkt 9 ustawy.

Regularne i rzetelnie udokumentowane szkolenia są więc kluczowe dla zapewnienia realizacji obowiązków związanych z AML w zgodzie z przepisami oraz skutecznej ochrony przed ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Autor: Dariusz Sot, aplikant radcowski