KSeF od 1 lutego 2026 r. – co wyjaśniają nowe rozporządzenia?
Aktualizacja tekstu: 16.12.2025
Ministerstwo Finansów rozpoczęło publikację finalnych rozporządzeń, które porządkują zasady fakturowania w KSeF. Jako pierwsze w Dzienniku Ustaw zamieszczono dwa rozporządzenia z 7 grudnia 2025 r. Pierwsze z nich określa przypadki, w których nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Drugie doprecyzowuje zaś, jakie dane powinny znaleźć się na fakturach po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.
Oba rozporządzenia wejdą w życie 1 lutego 2026 r.
Kiedy KSeF nie będzie obowiązkowy?
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wskazuje, kiedy podatnicy nie będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Rozwiązania te mają szczególne znaczenie dla branży transportowej, przewozowej i drogowej.
Zgodnie z rozporządzeniem, wystawienie faktury w KSeF nie będzie wymagane m.in. przy:
- biletach jednorazowych w przewozie osób (m. in. kolej, autobus, prom, samolot itp.),
- opłatach za autostrady płatne,
- a także przy usługach zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT – jeśli są one dokumentowane fakturami o zawężonym zakresie danych.
To właśnie w tym ostatnim obszarze rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. wprowadza istotną zmianę w porównaniu z projektem z 29 lipca. Takie brzmienie sprawia, że firmy świadczące usługi finansowe i ubezpieczeniowe nadal zachowają możliwość wystawiania faktur w formie tradycyjnej (papierowej lub pdf), przy czym będzie się ona odnosić jedynie do faktur z ograniczoną zawartością danych, które mogą dotyczyć usług ubezpieczeniowych i pośrednictwa w tym zakresie oraz udzielania pożyczek i pośrednictwa w tym zakresie.
Faktury dokumentujące takie świadczenia – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 29 października 2021 r. – mogą zawierać jedynie numer i datę wystawienia, dane podatnika i nabywcy oraz nazwę usługi i kwotę. W przypadku takich faktur podatnicy nie będą objęci obowiązkiem wystawienia ich za pośrednictwem KSeF.
Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmą również przypadki samofakturowania, gdy fakturę wystawia nabywca, który nie posiada numeru NIP, lub gdy NIP-u nie ma podatnik, który go do tego upoważnił. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, mimo braku obowiązku będzie można jednak wystawić e-fakturę w KSeF, jeśli nabywca ma numer VAT UE.
Z perspektywy firm m.in. z branży finansowej i ubezpieczeniowej regulacje precyzujące, kiedy zachowana zostanie możliwość wystawiania faktury w formie tradycyjne, oznaczają większą elastyczność w wyborze formy dokumentowania sprzedaży oraz ograniczenie wątpliwości w zakresie prawidłowego fakturowania.
Jakie dane znajdą się na fakturach po zmianach?
Drugie z rozporządzeń Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r.zmienia przywołane powyżej rozporządzenie z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur. Jego celem jest przede wszystkim uporządkowanie zasad oznaczania podatników i nabywców na fakturach wystawianych w KSeF. Zgodnie z rozporządzeniem na fakturze mają być wskazane w szczególności następujące dane:
- po stronie podatnika – numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku (numer VAT), a jeżeli nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT – jego numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- po stronie nabywcy – numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług (numer VAT), a w przypadku braku rejestracji do VAT – numer identyfikacji podatkowej (NIP),
- w odniesieniu do nabywcy będącego podatnikiem mającym siedzibę na terytorium innego państwa członkowskiego UE – tzw. numer identyfikacyjny EX.
Rozporządzenie doprecyzowuje również przepisy dotyczące biletów jednorazowych.
Co to oznacza dla firm?
Rozporządzenia porządkują zasady korzystania z KSeF. Najważniejsze są w szczególności regulacje precyzujące, kiedy zachowana zostanie możliwość wystawiania faktury w formie tradycyjnej. Z perspektywy firm z branży transportowej, logistycznej, finansowej, leasingowej czy ubezpieczeniowej oznacza to większą elastyczność w wyborze formy dokumentowania sprzedaży oraz ograniczenie wątpliwości w zakresie prawidłowego fakturowania. Finalna wersja rozporządzenia nie pozostawia wątpliwości, że możliwe będzie dokumentowanie świadczenia usług finansowych także fakturami ustrukturyzowanymi, jeśli tylko będą one odpowiadały strukturze logicznej FA(3).
Kiedy rozporządzenia wejdą w życie?
Oba rozporządzenia wejdą w życie 1 lutego 2026 r., gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla dużych podatników, co przełoży się na obowiązek odbierania faktur w KSeF także dla mniejszych podatników.
Autor: Dominika Wiśniowska