Faktura spoza KSeF, mimo istniejącego obowiązku, a następnie otrzymanie faktury w KSeF – co z momentem odliczenia VAT u nabywcy?
Dyrektor KIS potwierdził, że w przypadku otrzymania od dostawcy faktury wystawionej poza KSeF, mimo że był on zobowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej w Systemie, jej odbiorca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. To wynika z ugruntowanego orzecznictwa organów podatkowych. Tym razem organ odniósł się jednak również do sytuacji, w której następnie faktura taka zostanie wprowadzona do KSeF.
Interpretacja Dyrektora KIS z 20 stycznia 2026 r. odnosi się m.in. do sytuacji, w których dostawca nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, błędnie uznając, że nie jest objęty tym obowiązkiem, bądź z innych przyczyn, np. braku możliwości terminowego dostosowania się do wymogów KSeF.. Jak wskazywał wnioskodawca, podobnie może zdarzyć się, gdy dostawca nie wystawi faktury w KSeF z uwagi na awarię lub niedostępność Systemu, mimo iż w rzeczywistości one nie wystąpiły lub gdy faktura wystawiona w trybie awaryjnym nie zostanie wprowadzona do KSeF.
Wątpliwość wnioskodawcy dotyczyła skutków sytuacji, w której najpierw otrzyma on fakturę wystawioną poza KSeF (mimo że dostawca był zobowiązany do faktury ustrukturyzowanej), a następnie otrzyma (bądź nie) ten sam dokument w KSeF.
Przykładowo chodzi o sytuacje otrzymania:
- faktury zakupowej wystawionej poza KSeF 1 maja 2026 r., a następnie – po wprowadzeniu do KSeF – faktury ustrukturyzowanej z numerem KSeF ID nadanym 2 lipca 2026 r.;
- faktury zakupowej wystawionej poza KSeF 1 marca 2025 r., a następnie – po wprowadzeniu do KSeF – faktury ustrukturyzowanej z numerem KSeF ID nadanym 2 maja 2027 r.;
- faktury zakupowej wystawionej poza KSeF 1 maja 2026 r., której nigdy nie wprowadzono do KSeF (brak numeru KSeF ID).
Zielone światło do odliczenia VAT
W wydanej interpretacji Dyrektor KIS wskazał, że co do zasady korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Organ zauważył równocześnie, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem VAT po stronie nabywców, dlatego jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez dostawcę (objętego obligatoryjnym KSeF) poza Systemem (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), zachowa prawo do odliczenia wykazanej na niej kwoty podatku VAT.
Stanowisko wyrażone w interpretacji z 20 stycznia 2026 r. stanowi bardzo istotny przekaz dla podatników – otrzymanie przez nich faktury np. w formie .pdf wyznaczać będzie moment odliczenia VAT, nawet jeśli dana faktura zostanie następnie wprowadzona przez dostawcę do KSeF.
Fiskus zaznaczył, że warunkiem do zachowania prawa do odliczenia VAT w takich sytuacjach jest spełnienie pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia, a więc, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami wskazanymi na fakturze, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Konkluzja ta wynika z wielu wydanych dotychczas interpretacji Dyrektora KIS – można w tym zakresie mówić o ugruntowanej praktyce orzeczniczej.
Kiedy powstanie prawo do odliczenia?
To, co jest pewnym novum, to odniesienie się do sytuacji, w której otrzymana przez podatnika faktura, wystawiona poza KSeF, zostanie przez dostawcę następnie wprowadzona do Systemu. Odnosząc się do kwestii daty powstania prawa do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF organ odwołał się do obowiązujących przepisów ustawy o VAT. Wskazał, że zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 prawo do odliczenia zaistnieje w dacie faktycznego otrzymania faktury poza KSeF, więc w opisanych powyżej sytuacjach przykładowych prawo do odliczenia powstanie w rozliczeniu za okres, w którym wnioskodawca otrzyma fakturę zakupową od dostawcy.
Stanowisko takie stanowi bardzo istotny przekaz dla podatników – otrzymanie przez nich faktury np. w formie .pdf wyznaczać będzie moment odliczenia VAT, nawet jeśli dana faktura zostanie następnie wprowadzona przez dostawcę do KSeF.
Potwierdzenie transakcji
W wydanej interpretacji odniesiono się również do możliwości odliczenia VAT na podstawie dokumentu „potwierdzenie transakcji” wystawionego przez dostawcę. Wnioskodawca zaznaczył, że jego zdaniem taki dokument nie ma waloru faktury, co potwierdza m.in. ministerialny Podręcznik KSeF, w którym wskazano, że z uwagi na swój zakres elementów „potwierdzenie transakcji” nie będzie fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT ani fakturą uproszczoną w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, co powoduje, że nie daje ono nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. Nie jest to konkluzja zaskakująca, jako że z dokumentu „Potwierdzenia transakcji” zaproponowanego przez Ministra Finansów nie powinna w ogóle wynikać kwota VAT.
Autor: Marta Szafarowska, doradca podatkowy