Opóźnienie we wdrożeniu KSeF? Co powinna zrobić firma krok po kroku?

Choć nowelizacja ustawy o VAT, która zakładała, że od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła 200 mln zł, mają obowiązek wystawiania faktur poprzez KSeF, została opublikowana w 2024 r., część z nich nie zdążyła z wdrożeniem e-fakturowania we własnych organizacjach. Co powinni zrobić podatnicy, u których występują opóźnienia w przygotowaniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub prace w tym zakresie w ogóle się nie rozpoczęły?

Po pierwsze, nie należy panikować.

Brak sankcji do końca roku

Sankcje związane z obowiązkowym wystawianiem faktur sprzedażowych w KSeF nie mają zastosowania aż do końca 2026 r. Natomiast faktury zakupowe w postaci tradycyjnej, wystawione poza KSeF wbrew ustawowemu obowiązkowi, są dokumentami wadliwymi, ale mogą stanowić dla nabywcy podstawę odliczenia VAT i zaliczenia udokumentowanego w ten sposób wydatku do kosztów podatkowych. Takie podejście ma potwierdzenie także w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS. Z tych względów podatnik spóźniony we wdrożeniu KSeF nie musi zostać pozbawiony możliwości bieżącego otrzymywania środków za dostarczane towary lub świadczone usługi.

Jakie kolejne kroki?

Kolejnym krokiem powinna być analiza procesów i danych w kontekście obowiązków prawnych. Istotnymi czynnościami są tu:

zidentyfikowanie obowiązków oraz terminów wdrożenia (w tym klasyfikacja jako duży podatnik, MŚP),
przeanalizowanie obecnych procesów fakturowania: wystawiania, odbioru, obiegu i archiwizacji faktur,
wyróżnienie występujących w organizacji rodzajów transakcji dokumentowanych z zastosowaniem poszczególnych typów faktur i mapowanie typów tych faktur,
określenie zakresu danych na poszczególnych typach faktur – czy pozostaje dotychczasowy, czy należy go rozszerzyć w związku z wymaganiami KSeF; dostosowanie typów faktur do specyficznych wymagań kluczowych nabywców.

Następnie należy podjąć decyzję co do zakresu osób zaangażowanych we wdrożenie, co powoduje potrzebę:

powołania zespołu projektowego obejmującego księgowość, IT, sprzedaż,
wyboru dostawcy IT oraz doradcy podatkowego wspierających proces integracji systemów firmowych z KSeF,
ustalenia struktury uprawnień w KSeF w organizacji, w tym wyboru master administratora KSeF,
nadania i przetestowania uprawnień pracowników oraz jednostek organizacyjnych,
wygenerowania tokenów i/lub certyfikatów typu 1 i 2 umożliwiających uwierzytelnienie do KSeF podczas używania systemu księgowego oraz oznaczenie wizualizacji kodem QR CERTYFIKAT,
w razie podjęcia decyzji o przydzieleniu uprawnień osobom fizycznym (pracownikom działu księgowości) – rozważenia zasadności uzyskania dla nich kwalifikowanych podpisów elektronicznych z uwagi na utrzymujące się problemy z uwierzytelnieniem z użyciem Profilu Zaufanego.

W dalszej kolejności firma powinna zaplanować sposób dostosowania systemów informatycznych do wdrożenia przez:

zweryfikowanie kompatybilności ERP / systemów księgowych z KSeF oraz dostępnych opcji integracji,
zaplanowanie aktualizacji, wdrożenia modułów lub zakupu nowego oprogramowania, jeśli obecne nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych w formacie .xml,
przygotowanie rozwiązań technologicznych zapewniających ciągłość pracy w trybach awaryjnych (offline24, awaria zwykła KSeF, awaria całkowita KSeF, niedostępność KSeF),
ustalenie sposobu uwierzytelnienia organizacji w KSeF (pieczęć elektroniczna lub złożenie ZAW‑FA wskazującego master administratora KSeF).

Wdrażając KSeF, firma powinna między innymi zaplanować sposób dostosowania posiadanych systemów informatycznych. Konieczne jest również dokonanie zmian w procedurach dotyczących faktur sprzedażowych i zakupowych.

Procedury dotyczące faktur sprzedażowych i zakupowych

Konieczne jest dokonanie zmian w procedurach dotyczących faktur sprzedażowych, w szczególności:

ustalenie, czy faktury dla konsumentów będą wystawiane przez KSeF, czy poza Systemem,
opracowanie zasad dokumentowania sprzedaży B2C w sytuacji problemów technicznych u podatnika oraz w okresie niedostępności KSeF – np. wydanie wizualizacji faktury z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT dla konsumentów,
ustalenie, czy w ogóle wystawiać faktury dla podatników polskich przy problemach technicznych po stronie firmy (w związku z obowiązkiem przesłania ich do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego),
opracowanie zasad dokumentowania sprzedaży B2B w sytuacji problemów technicznych u podatnika oraz w okresie niedostępności KSeF – np. wydanie dokumentu potwierdzenie transakcji lub proforma,
ustalenie sposobów wymiany faktur z nabywcami (w przypadku faktur, którym nadano numer KSeF, również w przypadku polskich podatników dopuszczalne jest informacyjne wygenerowanie wizualizacji opatrzonej kodem QR z numerem KSeF).

Niezbędne będą także zmiany w procedurach dotyczących faktur zakupowych, takie jak:

zaplanowanie zmian w obiegu faktur zakupowych w organizacji związanych z tym, że ich podstawowym źródłem dla podatników staje się KSeF – we współpracy z pracownikami jednostek, którzy do tej pory odpowiadali za odbiór faktur zakupowych,
analiza sposobu księgowania faktur zakupowych i dopasowania do nich nadanych im numerów KSeF,
wprowadzenie zmian w generowaniu miesięcznych JPK w związku z nową strukturą logiczną JPK_V7M (3), w szczególności uwzględnienie nowych pól na numer KSeF oraz znaczników OFF, BFK i DI,
opracowanie mechanizmu łączenia tych samych faktur otrzymanych poza KSeF i z użyciem KSeF celem identyfikacji dokumentów zduplikowanych,
poinformowanie dostawców o planowanych zmianach,
aktualizacja kartotek klientów poprzez weryfikację poprawności numerów NIP z Białą listą podatników VAT – KSeF dystrybuuje faktury na podstawie NIP.

Niezbędne testy i szkolenia

Końcowo, niezbędne jest także przygotowanie wewnętrznych procedur KSeF wraz z przeprowadzeniem testów i szkoleń:

opracowanie procedur i instrukcji obejmujących: wystawianie, odbiór, korekty, akceptacje faktur w tym w trybach awaryjnych, nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF – uwzględniając przy tym obowiązki pracowników, ścieżki akceptacji, raportowanie błędów i odpowiedzialności,
przeszkolenie pracowników w zakresie autoryzacji i obsługi procesów w KSeF,
przetestowanie pełnego procesu fakturowania w środowisku przedprodukcyjnym KSeF i zaangażowanie w nie kluczowych pracowników zajmujących się obsługą procesów księgowych i sprzedażowych,
dokonanie stosownych zmian w założeniach procesu implementacji KSeF w zależności od rezultatu testów e-fakturowania.

Wdrożenie KSeF z opóźnieniem, choć potencjalnie stresujące dla organizacji, stwarza jednocześnie unikalną możliwość wykorzystania w tym procesie pierwszych doświadczeń podmiotów, które rozpoczęły już fakturowanie w KSeF.

Nasi eksperci, dysponujący wieloletnim doświadczeniem w zakresie podatku VAT oraz technologii podatkowej, chętnie zapewnią Państwu wsparcie w tym zakresie.

Autor: Marek Urbaniak, adwokat