NIP na fakturze także dla nievatowców? Nowy wymóg w związku z KSeF
Zgodnie z obowiązującymi regulacjami wskazanie NIP na fakturze dokumentującej sprzedaż na rzecz podmiotów niezarejestrowanych dla celów VAT nie jest obligatoryjne, ale cześć firm stosuje to rozwiązanie, by uniknąć sytuacji, że taka sprzedaż zostanie zakwalifikowana jako konsumencka. Wkrótce uwzględnienie odpowiednich numerów identyfikacyjnych podmiotów niebędących podatnikami VAT może stać się wymogiem ustawowym, w związku z projektowanymi przepisami dotyczącymi obowiązkowego KSeF.
Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów o VAT, obowiązek podania numeru NIP nabywcy na fakturze pojawi się wyłącznie w sytuacji, gdy nabywca występuje jako podatnik VAT. Wskazują na to art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy, zgodnie z którymi numer identyfikacyjny powinien zostać zamieszczony na fakturze tylko wtedy, gdy służy identyfikacji nabywcy jako podatnika tego podatku (w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych – poprzedzony kodem państwa zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy o VAT).
W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży na rzecz podmiotów niezarejestrowanych dla celów VAT – takich jak instytucje publiczne, organizacje pozarządowe czy zagraniczne podmioty nievatowskie – brak numeru NIP na fakturze nie stanowi uchybienia i jest w pełni zgodny z obowiązującymi regulacjami.
NIP na fakturze – dziś opcja, jutro obowiązek?
Pomimo braku formalnego obowiązku, część przedsiębiorców decyduje się na zamieszczanie numeru NIP nabywcy także w przypadku nievatowców, zwłaszcza jeśli numer ten został nadany np. dla celów identyfikacji płatniczej lub statystycznej. Takie działanie może mieć uzasadnienie praktyczne – pozwala uniknąć sytuacji, w której sprzedaż zostanie błędnie zakwalifikowana jako konsumencka. W niektórych branżach, takich jak dealerska, podatnicy przyjmują rozwiązanie polegające na fiskalizacji każdej faktury, w której nie został wskazany numer identyfikacyjny nabywcy.
Warto jednak zaznaczyć, że dziś jest to jedynie możliwość, nie zaś wymóg ustawowy. Sytuacja ta może się jednak niebawem zmienić w związku z wdrożeniem obowiązkowego KSeF.
Obowiązek przekazania NIP sprzedawcy?
Projekt nowelizacji ustawy o VAT z 12 czerwca 2025 r. przewiduje bowiem nowe obowiązki dotyczące danych identyfikacyjnych nabywcy na fakturze. Zmiany obejmują m.in. art. 106e ust. 1, do którego mają zostać dodane dwa nowe punkty – 26 i 27 – rozszerzające katalog danych obowiązkowych na fakturze.
Obowiązek uwzględniania numeru NIP w przypadku nabywców niebędących podatnikami VAT – takich jak osoby prawne czy podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego – będzie oznaczał m.in. konieczność pozyskiwania numerów identyfikacyjnych od nabywców, modyfikacji dotychczasowych procedur oraz dostosowania systemów informatycznych.
Zgodnie z projektowanymi przepisami, NIP będzie musiał zostać wskazany również wtedy, gdy nabywca jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby VAT lub osobą prawną niebędącą podatnikiem – o ile posiada taki numer. Obowiązek ten obejmie także podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT, którzy będą zobowiązani do podania indywidualnego numeru identyfikacyjnego.
W rezultacie faktura wystawiana w KSeF będzie musiała zawierać numer identyfikacyjny nabywcy także w przypadkach, które dotychczas były z tego obowiązku wyłączone – w szczególności w odniesieniu do osób prawnych niebędących podatnikami VAT oraz firm korzystających ze zwolnienia podmiotowego.
Dodatkowo, projekt zmian przewiduje, że nabywca będący podatnikiem VAT lub osobą prawną niebędącą podatnikiem – jeżeli posługuje się właściwym numerem identyfikacyjnym w związku z daną transakcją – będzie zobowiązany do jego przekazania sprzedawcy w celu prawidłowego wystawienia faktury w systemie KSeF. To rozwiązanie pojawiło się w projekcie po przeprowadzeniu konsultacji z przedsiębiorcami, którzy wyrażali obawy dotyczące sytuacji, gdy dana transakcja jest początkowo traktowana jako dostawa towarów lub świadczenie usług na rzecz konsumenta, a dopiero po pewnym czasie nabywca zgłasza sprzedawcy, że ma status podatnika VAT i dokonał zakupu, działając w tym charakterze.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Wdrożenie obowiązkowego KSeF oraz projektowane rozszerzenie obowiązkowych danych na fakturze to nie tylko zmiana o charakterze technologicznym, ale przede wszystkim reorganizacja zasad dokumentowania transakcji na poziomie operacyjnym i prawnym.
Dla przedsiębiorców obowiązek uwzględniania numeru NIP w przypadku nabywców niebędących podatnikami VAT – takich jak osoby prawne czy podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego – może w praktyce przekładać się na konieczność m.in.:
- pozyskiwania od nabywców odpowiednich numerów identyfikacyjnych, w tym NIP lub numeru nadanego w procedurze SME – już na etapie składania zamówienia lub zawierania umowy,
- dostosowania systemów księgowych, ERP i sprzedażowych do nowych wymagań, tak aby automatycznie uwzględniały te dane przy generowaniu faktur w KSeF,
- przeszkolenia zespołów sprzedażowych i fakturujących w zakresie weryfikacji statusu nabywcy (czy jest zarejestrowany dla VAT, czy korzysta ze zwolnienia, czy ma numer z procedury SME itp.),
- zbudowania procesu kontaktu z nabywcą w przypadku braku przekazania numeru – konieczne może być wystawienie faktury korygującej wartość transakcji do zera, a następnie wystawienie nowej faktury z poprawnym NIP.
Z tej perspektywy dla wielu firm – zwłaszcza tych, które dotychczas wystawiały faktury dla nievatowców bez wskazywania na nich numeru identyfikacyjnego, którym posługuje się nabywca – planowane zmiany będą oznaczać konieczność modyfikacji dotychczasowych procedur oraz dostosowania systemów informatycznych.
Warto zaznaczyć, że nieprawidłowości w zakresie numerów identyfikacyjnych będą mogły skutkować odrzuceniem faktury przez KSeF lub uznaniem jej za niezgodną z wymogami formalnymi.
Autor: Dominika Wiśniowska