Zwrot kosztów podróży służbowych autami „ekologicznymi” w całości w kosztach – Szef KAS zmienia interpretację
Pracodawcy, którzy zwracają pracownikom koszty podróży służbowych odbywanych prywatnymi samochodami elektrycznymi, wodorowymi lub hybrydowymi, mogą zaliczyć te wydatki w całości do kosztów uzyskania przychodu. Nie znajdą w tym przypadku zastosowania limity tzw. kilometrówki, stosowane w przypadku klasycznych aut spalinowych. Tak wynika z interpretacji zmieniającej Szefa KAS z 18 stycznia 2026 r., która odwraca wcześniejsze, niekorzystne stanowisko fiskusa.
Problem dotyczył ograniczeń w zaliczeniu do kosztów zwrotu poniesionego przez pracownika na przejazd prywatnym samochodem w podróży służbowej. Przepisy podatkowe odwołują się w tym zakresie do rozporządzenia Ministra Infrastruktury regulującego tzw. kilometrówkę, a to z kolei uzależnia stawki od pojemności skokowej silnika. W praktyce, aktualne brzmienie rozporządzenia powoduje, że dotyczy ono tylko aut spalinowych. Silniki w samochodach elektrycznych, wodorowych czy hybrydowych, z uwagi na swoją konstrukcję, nie mają typowej dla „spalinówek” pojemności skokowej silnika, co przez lata rodziło pytania, jak rozliczać przejazdy realizowane przy użyciu takich pojazdów.
Spór z fiskusem
W interpretacji wydanej w 2023 r. (później zmienionej) Dyrektor KIS uznał, że zwrot kosztów przejazdu prywatnym autem elektrycznym może być kosztem podatkowym tylko do wysokości klasycznej kilometrówki, co oznaczało że do samochodów elektrycznych, wodorowych i hybrydowych należało stosować analogiczne przepisy dotyczące aut spalinowych. Z takim podejściem nie zgodził się wnioskodawca, który umożliwiał pracownikom podróże służbowe prywatnymi autami elektrycznymi, hybrydowymi i wodorowymi, ustalając własną stawkę zwrotu w regulacjach wewnętrznych.
Przełomowe rozstrzygnięcie Szefa KAS
Następnie jednak Szef KAS zmienił interpretację z urzędu i przyznał rację wnioskodawcy. Wskazał, że przepisy o kilometrówce nie przewidują żadnych limitów dla pojazdów innych niż spalinowe. Skoro więc brak jest odrębnych przepisów określających stawki dla aut elektrycznych, hybrydowych i wodorowych, to nie można stosować do nich ograniczeń przeznaczonych dla samochodów spalinowych.
Co to oznacza w praktyce?
Stanowisko wyrażone w interpretacji Szefa KAS z 18 stycznia 2026 r. skutkuje tym, że zwrot kosztów podróży służbowej odbywanej prywatnym samochodem elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym może zostać zaliczony do KUP na zasadach ogólnych, bez stosowania limitu kilometrówki. Warunkiem jest to, aby wyjazd był podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy, a zwrot kosztów był właściwie udokumentowany i wynikał z zasad obowiązujących u pracodawcy.
Sprawa budzi daleko idące kontrowersje, zwłaszcza, że jeszcze w lipcu 2025 r. Ministerstwo Finansów stwierdziło, że skoro rozporządzenie nie odnosi się do pojazdów hybrydowych, elektronicznych i wodorowych, to pracodawcy w ogóle nie powinni zaliczać wydatków na zwrot kosztów pracownikowi do kosztów uzyskania przychodu, a uzyskany przez pracowników przychód nie korzysta ze zwolnienia z PIT.
Ministerstwo w kontrze do Szefa KAS oraz problemy z PIT
W tej sprawie istotne jest również, że przepisy o tzw. kilometrówce mają zastosowanie także do zwolnienia z PIT zwrotów realizowanych przez pracodawcę.
Warto zwrócić uwagę, że jeszcze w lipcu 2025 r. Ministerstwo Finansów, w odpowiedzi na interpelację poselską, stwierdziło, że jest zupełnie odwrotnie niż aktualnie twierdzi Szef KAS. Mianowicie, ponieważ rozporządzenie Ministra Finansów w ogóle nie odnosi się do pojazdów hybrydowych, elektronicznych i wodorowych, to pracodawcy w ogóle nie powinni zaliczać wydatków na zwrot kosztów pracownikowi do kosztów uzyskania przychodu, a uzyskany przez pracowników przychód nie korzysta ze zwolnienia z PIT.
Sprawa budzi zatem daleko idące kontrowersje, a samo MF i podległe mu organy mają odmienne postrzeganie tej sprawy. Pozostaje mieć nadzieję, że teza przyjęta w omawianej zmianie interpretacji dokonanej przez Szefa KAS, niewątpliwie korzystna dla podatnika, pozostanie tą dominującą.
Konieczna nowelizacja przepisów
Choć resort infrastruktury zapowiadał nowelizację przepisów i wprowadzenie kilometrówki także dla pojazdów elektrycznych i wodorowych, projekt nowelizacji ustawy prawo o ruchu drogowym oraz towarzyszącego mu rozporządzenia ws. kilometrówki (UD18) nadal nie został przyjęty – 3 lutego 2026 r. został ponownie skierowany do konsultacji publicznych.
Do czasu zmian legislacyjnych interpretacja Szefa KAS stanowi więc istotny punkt odniesienia i realne wsparcie dla pracodawców, których pracownicy poruszają się ekologicznymi samochodami i wykorzystują je do celów służbowych. Dlatego zaliczając takie wydatki do kosztów bez ograniczeń odliczania limitu kilometrówki, warto uważnie śledzić zmiany w przepisach, które według zapowiedzi powinny zostać przyjęte jeszcze w tym roku.
Autor: Piotr Rejowski