Obowiązkowy KSeF a rejestracja pojazdu. Jaki dokument dla wydziału komunikacji?
Obowiązkowe e-fakturowania zmienia dotychczasowy sposób wystawiania i przekazywania dokumentów, a fakt, że od 1 kwietnia 2026 r. będą one już powszechnie wysyłane do Systemu w przypadku nabywców firmowych, stwarza potencjalne problemy z rejestracją pojazdów, ponieważ wydziałom komunikacji nie przyznano specjalnego dostępu do KSeF. Jak dotąd nie opublikowano nowelizacji przepisów, które by to umożliwiały, ale jak wynika z informacji medialnych, Ministerstwo Infrastruktury wysłało wytyczne do organów rejestrujących.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i przechowywana w KSeF, a więc w praktyce funkcjonuje jako dokument systemowy w formie pliku XML. Wydział komunikacji potrzebuje jednak dokumentu, który w sposób czytelny pozwoli jednoznacznie ustalić strony transakcji oraz przedmiot zakupu.
Jeśli więc sprzedawca samochodu udokumentował transakcję fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, wydział komunikacji musi mieć nie tylko możliwość weryfikacji tego, czy faktycznie została ona przesłana do Systemu, ale także jakie dane znalazły się na fakturze oraz czy odpowiadają one danym znajdującym się w KSeF.
Czy wydziały komunikacji dostaną dostęp do KSeF?
Z ministerialnych wyjaśnień, które publikowano w ostatnim czasie w mediach, wynika, że nie jest planowane przyznanie możliwości szczególnego dostępu do danych w KSeF ani dodatkowych uprawnień dla wydziałów komunikacji lub ich pracowników, które umożliwiałyby wgląd do faktur. I choć podatnicy informują, że część wydziałów komunikacji weryfikuje dane do rejestracji bezpośrednio z faktur w KSeF (na zasadach anonimowego dostępu), to co do zasady ciężar dostarczenia urzędowi dokumentu w akceptowalnej formie spoczywa na właścicielu pojazdu.
Jednocześnie – jak piszą „Dziennik Gazeta Prawna” i „Rzeczpospolita” – organy rejestrujące otrzymały pismo z Ministerstwa Infrastruktury, co powinno ułatwić ujednolicenie praktyki w wydziałach komunikacji.
Weryfikacja poprzez wizualizację faktury i kod QR
Jak wskazuje Ministerstwo Infrastruktury, rozwiązaniem, które ma umożliwić urzędnikom dostęp do danych o pojazdach zawartych w KSeF, jest wizualizacja faktury i umieszczony na niej kod QR. Właściciel pojazdu ma pobierać fakturę z KSeF i opatrywać ją[MU1.1] (w sposób automatyczny) kodem QR umożliwiającym dostęp do takiego dokumentu w Systemie. Ministerstwo jako podstawę prawną wskazuje art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, który przewiduje użycie takich faktur poza KSeF.
W praktyce dokumentacja niezbędna do rejestracji pojazdu będzie uzależniona od sposobu, w jaki sformalizowano transakcję. Jeśli została ona udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, nabywca powinien przedstawić w wydziale komunikacji wizualizację z kodem QR. Jeżeli sprzedaż została udokumentowana poza KSeF, zastosowanie znajdzie standardowy dokument potwierdzający nabycie, np. faktura papierowa bądź umowa sprzedaży.
Wizualizacja z kodem QR daje urzędnikowi narzędzie do sprawdzenia danych faktury w trybie anonimowego dostępu i ogranicza pole do sporów o autentyczność danych.
Co, jeśli w KSeF są tylko dane obligatoryjne?
Pierwsze tygodnie funkcjonowania KSeF uwidoczniły problem dotyczący braku na fakturach przesłanych do Systemu niektórych danych niezbędnych do rejestracji pojazdu, przede wszystkim jego numeru VIN. Wynika to głównie z błędnej konfiguracji systemu finansowo-księgowego po stronie sprzedającego pojazdu, bazującej jedynie na polach, które w KSeF są obowiązkowe, niewymagającej jednocześnie danych dodatkowych, jak np. wspomniany VIN. Szersze dane dotyczące nabywanego pojazdu mogą znajdować się na nieustrukturyzowanym załączniku do faktury lub fakturze w formie tradycyjnej,
W takich przypadkach od sprzedawcy należy zażądać np. wizualizacji faktury, przesłania załącznika do faktury ustrukturyzowanej (już z naniesionymi dodatkowymi danymi) bądź korekty faktury wystawionej pierwotnie w KSeF i uzupełnienie niezbędnych danych bezpośrednio w Systemie.
A co z dokumentami papierowymi?
Wykorzystanie wizualizacji faktur ma być więc powszechne – na tej podstawie rejestracji pojazdu będą mogli dokonać również podatnicy, którzy nie są jeszcze zobowiązani do korzystania z KSeF, a także konsumenci, którzy nie posiadają NIP.
W niektórych przypadkach honorowane będą jednak również dokumenty, na podstawie których rejestracja pojazdu odbywała się jak dotychczas, np.:
- faktura „papierowa” lub .pdf (w przypadku faktur od podatników o wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie – do końca 2026 r., a także w przypadku faktur wystawionych w sposób „wadliwy” – poza KSeF, mimo że sprzedawca miał taki obowiązek),
- umowa sprzedaży (w przypadku transakcji między konsumentami).
Jak przygotować dokumenty i pracowników?
W praktyce dokumentacja niezbędna do rejestracji pojazdu będzie więc zależała od tego, w jaki sposób sformalizowano transakcję. Jeśli została ona udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną, nabywca powinien przedstawić w wydziale komunikacji wizualizację z kodem QR. Jeżeli sprzedaż została udokumentowana poza KSeF, w urzędzie wykorzystuje się standardowy dokument potwierdzający nabycie, np. fakturę papierową bądź umowę sprzedaży.
Biorąc pod uwagę, że przyznanie wydziałom komunikacji specjalnego dostępu do KSeF nie jest planowane, przedsiębiorcy, dla których sprzedaż samochodów jest ważnym obszarem biznesu, a więc np. dealerzy bądź firmy leasingowe, powinny również rozważyć stworzenie instrukcji dla pracowników odpowiedzialnych za kontakt z klientami, aby wyposażyć ich w wiedzę z zakresu zmian w procedurze rejestracji pojazdów, które wprowadza obowiązkowy KSeF. Samo „wystawienie faktury sprzedażowej w Systemie” nie kończy bowiem procedury związanej z zakupem pojazdu po stronie nabywcy, który potrzebuje dokumentu, na podstawie którego będzie mógł dokonać rejestracji.
Autor: Dominika Wiśniowska