Cyfrowe archiwum zamiast papieru? Fiskus zmienia zdanie
W najnowszej interpretacji Dyrektor KIS odniósł się do tego, czy przechowywanie faktur wyłącznie w wersji elektronicznej – po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu informatycznego – jest zgodne z przepisami podatkowym, a także czy wydatki udokumentowane takimi fakturami mogą być zaliczone do kosztów. Coraz więcej podatników nie chce już bowiem gromadzić oryginałów papierowych, wskazując, że ich formy elektroniczne spełniają niezbędne warunki techniczne i proceduralne.
Spółka, której dotyczyła interpretacja, w ramach prowadzonej działalności otrzymuje co miesiąc znaczną liczbę faktur – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumenty te trafiają do systemu typu workflow, w którym podlegają merytorycznej weryfikacji, zatwierdzeniu przez uprawnione osoby oraz archiwizacji w formacie nieedytowalnym (np. PDF, TIFF, JPG). Proces ten obejmuje kontrolę formalnej i rachunkowej poprawności faktur, ich zgodności z zawartymi umowami lub zamówieniami, a także akceptację do płatności.
W związku z wdrożeniem nowego rozwiązania spółka zamierzała odejść od dotychczasowej praktyki przechowywania papierowych wersji dokumentów i planowała przejście na model archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej. Po zakończeniu procedury zatwierdzania faktury w formie papierowej miałyby być niszczone, a cała dokumentacja przechowywana w cyfrowym repozytorium.
Jak wskazała spółka we wniosku o interpretację, jej zdaniem elektroniczne archiwum będzie spełniać wymogi określone w przepisach podatkowych, w szczególności w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów przez cały wymagany okres ich przechowywania.
Dyrektor KIS wycofuje skargę
W pierwotnym stanowisku fiskus zakwestionował możliwość całkowitego wyeliminowania papierowych faktur po ich zeskanowaniu. Spółka, nie zgadzając się z tym rozstrzygnięciem, złożyła skargę do WSA w Warszawie, a Sąd wyrokiem z 9 lutego 2022 r. (sygn. III SA/Wa 1525/21), uchylił postanowienie utrzymujące w mocy postanowienie organu pierwszej instancji oraz poprzedzające je postanowienie z 8 lutego 2021 r. o odmowie wszczęcia postępowania.
Choć Dyrektor KIS złożył skargę kasacyjną, po ponownej analizie sprawy ostatecznie ją wycofał. W konsekwencji Naczelny Sąd Administracyjny postanowieniem z 11 października 2024 r. (sygn. II FSK 507/22) umorzył postępowanie kasacyjne, w efekcie czego organ został zobowiązany do ponownego rozpatrzenia sprawy i wydania interpretacji.
Forma elektroniczna zaakceptowana przez fiskusa
Po uprawomocnieniu wyroku WSA, Dyrektor KIS wydał interpretację, w której potwierdził, że dokumentacja podatkowa – zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej oraz ustawy o CIT – może być przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej.
Nowa interpretacja potwierdza możliwość rezygnacji z papierowej archiwizacji, ale jednoznacznie nie oznacza pełnej dowolności w kwestii przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wdrożenie cyfrowego modelu musi być realne i zgodne z wymogami przepisów – nie tylko podatkowych, ale i rachunkowych, co w praktyce oznacza konieczność spełnienia kilku warunków technicznych i organizacyjnych.
Warunkiem jest jednak zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów przez cały wymagany okres, czyli do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Koszty podatkowe nawet bez oryginałów
Drugim istotnym zagadnieniem była możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami papierowymi, które – po zeskanowaniu – są przechowywane wyłącznie elektronicznie. Dyrektor KIS potwierdził, że ustawa o CIT nie nakłada wymogu przechowywania takich dokumentów w formie papierowej, a kluczowe znaczenie ma kompletność, wiarygodność i związek wydatku z działalnością gospodarczą. Skan faktury może być zatem wystarczającym dowodem księgowym – również dla celów podatkowych.
Na co uważać, wdrażając cyfrowe archiwum?
Choć interpretacja wydana po wyroku WSA potwierdza możliwość rezygnacji z papierowej archiwizacji, nie oznacza dla podatników pełnej dowolności w kwestii przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wdrożenie cyfrowego modelu musi być realne i zgodne z wymogami przepisów – nie tylko podatkowych, ale i rachunkowych. W praktyce oznacza to konieczność spełnienia kilku warunków technicznych i organizacyjnych, takich jak:
- zabezpieczenie plików przed edycją (format nieedytowalny),
- kontrola dostępu i ścieżka akceptacji dokumentów,
- możliwość szybkiego wyszukiwania i wydruku na żądanie organu,
- tworzenie kopii zapasowych i pełna identyfikowalność zmian.
Warto też pamiętać, że interpretacja indywidualna chroni wyłącznie podmiot, który ją uzyskał. Dla innych przedsiębiorców – zwłaszcza dysponujących własnymi systemami workflow – uzasadnione może być wystąpienie o interpretację we własnej sprawie.
Cyfryzacja dokumentacji – kierunek zgodny z KSeF
Model archiwizacji faktur wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji dokumentów księgowych – widoczny chociażby w planowanym obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć jego wejście w życie zostało przesunięte, nie ulega wątpliwości, że już wkrótce elektronizacja obiegu dokumentów stanie się standardem. Wydana przez Dyrektora KIS interpretacja potwierdza, że organy podatkowe również akceptują tę transformację – o ile dokumentacja spełnia wymogi rzetelności, dostępności i autentyczności.
Rezygnacja z papierowych faktur – o czym pamiętać?
Zanim firma zdecyduje się na całkowite odejście od papieru, warto przeprowadzić audyt obecnych procedur obiegu dokumentów, wdrożyć formalne zasady archiwizacji elektronicznej oraz zadbać o dokumentację wewnętrzną potwierdzającą spełnienie wymogów prawnych. W razie wątpliwości – zasadne może być nie tylko wystąpienie o interpretację indywidualną, ale przede wszystkim skonsultowanie planowanego rozwiązania z doradcą podatkowym. To szczególnie istotne w przypadku dużej skali działalności, niestandardowych procesów obiegu dokumentów lub złożonych systemów księgowych.
Autor: Dominika Wiśniowska