Ustawa o fundacji rodzinnej uchwalona. Jak ją utworzyć?
Proces legislacyjny związany z wprowadzeniem do porządku prawnego przepisów dotyczących fundacji rodzinnej jest na ostatniej prostej. Fundację będzie można utworzyć zapewne już na przełomie I i II kwartału 2023 r. Powołanie nowego podmiotu powinno zostać dobrze przemyślane, a oczekiwania fundatora powinny zostać precyzyjnie odzwierciedlone w statucie, który określa kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem fundacji, w tym kompetencjami i zasadami powoływania zarządu fundacji, rady nadzorczej oraz zgromadzenia beneficjentów.
Projekt ustawy o fundacji rodzinnej został przyjęty przez Sejm zdecydowaną większością głosów, a już 15 grudnia 2022 r. trafił on do podpisu Prezydenta RP. Zgoda przedstawicieli różnych środowisk politycznych, co do konieczności wprowadzenia nowych przepisów, wynika z faktu, że polskie firmy od lat czekały na wprowadzenie do systemu prawnego nowej instytucji, która nie tylko ułatwi im przeprowadzenie sukcesji, ale także przyczyni się do ochrony posiadanego majątku (szerzej pisaliśmy o tym w tekście: „Fundacja rodzinna. Aspekty prawne”).
Wymagana forma notarialna
Przyjęta ustawa przewiduje, że wejdzie ona w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, co oznacza, że pierwsze fundacje rodzinne powstaną zapewne na przełomie I i II kwartału 2023 r. Jakie kroki będzie należało podjąć, by utworzyć fundację?
Przepisy zakładają, że do fundacji rodzinnej konieczne jest:
- złożenie oświadczenia o ustanowieniu fundacji rodzinnej w akcie założycielskim albo w testamencie,
- ustalenie statutu,
- sporządzenie spisu majątku,
- ustanowienie organów fundacji rodzinnej wymaganych przez ustawę albo statut,
- wniesienie funduszu założycielskiego przed wpisaniem do rejestru fundacji rodzinnych w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w akcie założycielskim albo wniesienie funduszu założycielskiego w terminie dwóch lat od wpisania do rejestru fundacji rodzinnych w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie,
- wpisanie do rejestru fundacji rodzinnych.
Należy pamiętać, że zarówno akt założycielski, jak i testament, wymagają formy aktu notarialnego. Z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego (albo ogłoszenia testamentu) powstaje fundacja rodzinna w organizacji, jednak pełną osobowość prawną uzyskuje ona dopiero z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych. Wniosek o taki wpis składa się na urzędowym formularzu. Jeżeli wpis nie nastąpi w terminie sześciu miesięcy od dnia sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu – fundacja rodzinna w organizacji ulega rozwiązaniu. Taki sam skutek wywołuje uprawomocnienie się postanowienia sądu odmawiającego zarejestrowania (co może nastąpić np. w sytuacji, gdy statut fundacji nie jest zgodny z Konstytucją RP bądź z innymi przepisami prawa).
W konsekwencji, przy tworzeniu statutu warto skorzystać z pomocy prawnika. Dokument ten określa bowiem kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem fundacji, takie jak jej nazwę i siedzibę, szczegółowy cel, sposób określenia beneficjenta, zakres przysługujących mu uprawnień, zasady powoływania, odwoływania oraz uprawnienia i obowiązki członków organów, a także zasady reprezentacji fundacji rodzinnej przez zarząd albo przez inne organy w przypadkach wskazanych w ustawie, a także zasady zmiany statutu.
Zadania fundatora, rady i beneficjentów
Do przewidzianych przez ustawodawcę organów fundacji rodzinnej należą zarząd, zgromadzenie beneficjentów oraz rada nadzorcza, przy czym powołanie rady jest fakultatywne (rada musi zostać powołana obligatoryjnie, jeżeli liczba jej beneficjentów przekracza dwadzieścia pięć osób).
Statut określa kluczowe kwestie związane z funkcjonowaniem fundacji, takie jak jej nazwę i siedzibę, szczegółowy cel, sposób określenia beneficjenta, zakres przysługujących mu uprawnień, zasady powoływania, odwoływania oraz uprawnienia i obowiązki członków organów, a także zasady reprezentacji fundacji rodzinnej przez zarząd albo przez inne organy w przypadkach wskazanych w ustawie, a także zasady zmiany statutu.
Do zadań zarządu należy przede wszystkim prowadzenie spraw fundacji oraz reprezentowanie jej na zewnątrz, realizacja celów określonych w statucie, podejmowanie czynności związanych z zapewnieniem płynności finansowej i wypłacalności fundacji, a także realizacja świadczeń przysługujących beneficjentowi.
Co do zasady członków zarządu powołuje się na kadencję trzyletnią, przy czym ustawa nie przewiduje limitu liczby kadencji. Powołania i odwołania członków zarządu dokonuje fundator, a w przypadku jego śmierci – rada nadzorcza (jeżeli została ustanowiona). W przypadku śmierci fundatora i braku rady nadzorczej powołania oraz odwołania członków zarządu dokonuje zgromadzenie beneficjentów. Powyższe zasady mogą jednak zostać zmodyfikowane w statucie, dlatego tak ważne jest jego odpowiednie zredagowanie.
Funkcje nadzorcze w stosunku do zarządu – w zakresie przestrzegania prawa i postanowień zawartych w statucie – pełni rada nadzorcza, która składa się z składa się z jednego albo większej liczby członków, powoływanych co do zasady na pięcioletnią kadencję (również z możliwością ponownego powołania).
Natomiast do kompetencji zgromadzenia beneficjentów należy podejmowanie kluczowych dla fundacji uchwał, takich jak rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, udzielenie absolutorium członkom zarządu z wykonania przez nich obowiązków i podział (lub pokrycie) wyniku finansowego netto.
Audyt – raz na 4 lata lub częściej
Sposób zarządzania fundacją podlega dodatkowo audytowi, który przeprowadza się co najmniej raz na cztery lata. Firma audytorska albo zespół audytorów wyznaczony przez zgromadzenie beneficjentów dokonują audytu zarządzania aktywami fundacji, zaciągania i spełniania zobowiązań oraz zobowiązań publicznoprawnych – pod kątem prawidłowości, rzetelności oraz zgodności z prawem, celem a także dokumentami fundacji rodzinnej. Co istotne, audyt będzie przeprowadzany częściej, jeżeli sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej będzie podlegało badaniu zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. W takim przypadku audyt powinien być przeprowadzony w tym samym terminie co badanie, zatem obowiązek przeprowadzenia audytu w niektórych przypadkach będzie aktualizował się co roku.
Aby zapewnić fundacji rodzinnej możliwość sprawnego działania, warto dokładnie przemyśleć, w jaki sposób ma funkcjonować, a oczekiwania w tym zakresie powinny zostać odzwierciedlone w statucie. Pozwoli to uniknąć trudności i nieporozumień, które mogą pojawić się w przypadku podjęcia nieprzemyślanych decyzji na początkowym etapie tworzenia takiego podmiotu.
Autor: Katarzyna Jessa, adwokat, mediator